The customer
Company: BMW Performance Motor Indonesia adalah Dealer resmi BMW di Jakarta dan Medan yang menawarkan berbagai produk dan layanan BMW lengkap. Ini termasuk kendaraan BMW baru, Demonstrator, Bekas, dan Seleksi Premium, Toko BMW Lifestyle & Aksesori, Suku Cadang Asli BMW, Layanan Keuangan & Asuransi, serta bengkel BMW berstandar tinggi.
Industry: Dealer dan Distributor Mobil, Bengkel dan Toko, Suku Cadang, Aksesori Mobil, Asuransi Mobil.
Employees: 200 tersebar di berbagai lokasi
Established: 2014 adalah dealer pertama yang buka di Medan, 2018 di Jakarta
Locations: Jakarta dan Medan
Project Goal:
- Standardisasi dan otomatisasi proses inti SDM untuk operasi People Experience (PX) yang transparan, lebih efisien waktu, dan lebih akurat. Mengaktifkan departemen People Experience (PX) dan SDM untuk memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih baik kepada karyawan. Akses terpusat ke semua data dan aktivitas SDM.
Key Achievements
| ✔ | Meningkatkan efisiensi departemen People Experience ( PX) dan penghematan waktu melalui proses yang disederhanakan, otomatisasi tugas dan alur kerja, serta data terpusat. |
|---|---|
| ✔ | Menghabiskan kurang dari 10% waktu untuk pengumpulan dan verifikasi data. |
| ✔ | Keakuratan data meningkat sebanyak 70% |
| ✔ | Berbagi tugas administrasi dasar dengan karyawan melalui fungsi self-service. |
| ✔ | Pengiriman Slip gaji yang cepat |
| ✔ | Izin Pengajuan cuti yang cepat |
| ✔ | Mencapai keseimbangan baru antara waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas HR dan alokasi sumber daya manusia. |
BMW Performance Motor Indonesia menetapkan standar ritel baru dengan konsep showroom holistik.
BMW Performance Motor Indonesia adalah dealer BMW yang memiliki lokasi di Jakarta dan Medan. Mereka menawarkan berbagai produk dan layanan BMW yang komprehensif, termasuk kendaraan baru, demonstrator, bekas, dan seleksi premium. Mereka juga memiliki Toko BMW Lifestyle & Aksesori, suku cadang asli BMW, opsi keuangan & asuransi, serta bengkel BMW yang berstandar tinggi.
Pada tahun 2014, BMW Indonesia dan mitra mereka, PT. Artha Motor Lestari membuka outlet penjualan BMW pertama di kota Medan. Showroom ini memperkenalkan konsep ritel baru yang disebut 3 S, yang menggabungkan penjualan, layanan, dan penawaran suku cadang, memberikan pengalaman yang holistik bagi pelanggan. Pada tahun 2018, mereka mendirikan dealership 3 S kedua di area Thamrin Jakarta, yang strategis terletak di pusat ibu kota. Showroom baru ini juga mencakup fasilitas ritel interaktif, termasuk BMW Virtual Product Presentation (VPP), yang menawarkan pengalaman sensorik yang mendalam dan proses pembelian kendaraan yang mulus. Dealership mereka juga menyediakan layanan purna jual yang komprehensif, seperti layanan BMW fast lane, perawatan berkala, dan proses pemesanan suku cadang yang efisien yang terhubung dengan BMW Group Indonesia Parts Distribution Center.
Untuk mengubah standar pengalaman berbelanja mobil secara holistik, departemen SDM perusahaan, yang dikenal sebagai People Experience (PX), memulai misi untuk menyelaraskan operasi mereka sendiri dengan fokus layanan tinggi perusahaan. Dengan nama yang tepat, departemen People Experience memiliki tujuan yang jelas: memberikan pengalaman layanan Efisiensi operasi SDM yang tepat waktu, lancar, dan luar biasa kepada tenaga kerja mereka yang terus berkembang dengan jumlah 200 karyawan. Untuk mencapai hal ini, mereka menyadari perlunya meningkatkan operasi manual mereka.
Efisiensi Operasi SDM : Melampaui operasi HR manual
Dengan 200 karyawan, BMW Performance Motors Indonesia masih dianggap sebagai perusahaan yang relatif kecil, namun mengalami pertumbuhan stabil dalam beberapa tahun terakhir. Saat jumlah karyawan mereka bertambah secara perlahan, departemen PX percaya bahwa proses dan alur kerja SDM manual mereka masih cukup untuk menangani beban kerja. Namun, pada tahun 2021 tim ini mulai menghadapi tantangan dan ketidakefisienan akibat karyawan yang tersebar di beberapa lokasi dan ketiadaan penyimpanan data SDM dan inisiatif yang terpusat. Frustrasi semakin meningkat pada tahun 2022 ketika mereka menyadari bahwa administrasi yang memakan waktu dan pemrosesan gaji yang lamban menghambat peluncuran program SDM baru yang bertujuan untuk mengukur kinerja, mengembangkan potensi, dan pelatihan. Alih-alih menciptakan nilai baru untuk perusahaan (seperti yang diinginkan oleh tim PX), mereka dibebani oleh masalah-masalah berikut ini :
Terbebani administrasi HR yang masih manual
Salah satu kefrustrasian utama yang dihadapi oleh tim People Experience adalah lambat dan tidak efisien dalam menangani administrasi karyawan dan tugas terkait karyawan secara manual. Tim tersebut mengalami kesulitan dalam mempertahankan data manfaat yang akurat dan catatan karyawan, serta menghadapi kendala dalam penyediaan layanan gaji yang tepat waktu dan program manajemen kinerja yang baik. Dilakukan secara manual, semua tugas ini memakan banyak waktu dan sumber daya, sehingga meninggalkan sedikit ruang untuk hal lain.
| “Karena kami cenderung menghabiskan begitu banyak waktu untuk operasi dasar, helpdesk, dan menjawab pertanyaan, hal itu tidak memberi kami waktu yang cukup untuk meluncurkan fungsi PX baru sebanyak yang kami inginkan. Misalnya, kami ingin mulai fokus pada Pelatihan, Pengembangan, dan Pengukuran Kinerja, dan selalu berharap memiliki lebih banyak waktu untuk melakukannya. Mr. Victor Favian Ramadhan, People Experience (PX) Department of BM Mr. Victor Favian Ramadhan, People Experience (PX) Department of BMW Performance Motors IndonesiaW Performance Motors Indonesia |
Beban Proses Penggajian
Proses penggajian manual terbukti sangat merepotkan dan memakan banyak waktu bagi tim PX. Mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk mengumpulkan, memverifikasi, dan mengoreksi data kehadiran, serta memperbarui informasi penggajian lainnya sebelum menjalankan proses penggajian. Ini melibatkan pencarian fisik untuk mencari catatan dan berkas, melakukan panggilan ke kantor, departemen, dan lokasi yang berbeda untuk memverifikasi keakuratan data. Meskipun mereka sangat berhati-hati, tim PX secara teratur menghadapi perhitungan yang salah dan ketidaksesuaian yang menyebabkan frustasi. Mereka harus menjalankan proses penggajian berulang kali, yang menghalangi mereka untuk memberikan layanan karyawan berkualitas tinggi yang mereka harapkan untuk disampaikan.
Tidak ada waktu untuk fokus pada Isu-isu Strategis
Meskipun beban kerja administratif yang berat, tim PX memang mengalokasikan waktu untuk menciptakan nilai lebih bagi karyawan dan perusahaan melalui pengembangan program untuk mengukur kinerja dan merumuskan rencana tindakan pelatihan dan pengembangan. Sayangnya, tim ini menghadapi kesulitan untuk mewujudkan strategi-strategi berharga ini karena ketidakteraturan dan tuntutan waktu dari tugas-tugas administrasi manual dasar.
Transformasi Sumber Daya Manusia pada Tim People Experience BMW Performance Motors Indonesia (BMW PMI)
Tim PX menyadari kebutuhan mendesak akan proses yang terstandarisasi, akses yang Efisiensi operasi SDM penting, dan pengalaman karyawan yang mulus. Dengan semangat untuk mengatasi tantangan ini, tim ini mendorong implementasi platform SDM terintegrasi dan modern yang memungkinkan mereka untuk mendigitalkan struktur SDM mereka. Tim memutuskan untuk menangani masalah yang paling mendesak terlebih dahulu, termasuk akses data terpusat, proses otomatis dan terintegrasi, serta administrasi data untuk waktu dan kehadiran, serta penggajian. Setelah tantangan inti tersebut teratasi dan tim sudah menyesuaikan diri dengan alur kerja baru, mereka dapat selalu menambahkan lebih banyak fungsionalitas saat tugas mereka berkembang.
Mengimplementasikan Efisiensi Operasi SDM SunFish Workplaze
BMW Performance Motors Indonesia menjalin kemitraan dengan DataOn untuk mengimplementasikan sistem SunFish Workplaze HCM yang handal dan terpercaya. SunFish merupakan pilihan yang aman dan dipercaya oleh berbagai perusahaan di Indonesia untuk meningkatkan struktur SDM mereka secara efektif.
DataOn menggunakan metodologi implementasi yang berfokus pada pelanggan yang memastikan peluncuran proyek yang lancar dan tepat waktu dengan gangguan minimal terhadap Efisiensi operasi SDM yang sedang berjalan. Tim dari kedua perusahaan bekerja sama secara erat untuk memahami latar belakang industri BMW PMI dan tantangan yang dihadapi untuk memetakan kebutuhan unik mereka dan menyesuaikan sistem sesuai dengan itu. Berkat keterlibatan aktif tim PX dalam pengumpulan data, konfirmasi, dan pelatihan, mereka berhasil mencapai tonggak penting dengan meluncurkan sistem dalam waktu tiga bulan.
Implementation Scope:
Keindahan Manajemen Sumber Daya Manusia yang Terdigitalisasi
Dengan SunFish, BMW PMI kini mengandalkan struktur dan prosesnya pada platform SDM yang terintegrasi sepenuhnya, kaya fitur, dan dapat diakses secara tunggal, yang mendukung Efisiensi operasi SDM yang efisien dan tepat waktu serta pengiriman layanan kepada karyawan. Sejak mensentralisasi data, menstandarisasi proses Sumber daya manusia, dan mengotomatisasi administrasi, tim People Experience BMW PMI telah menyaksikan perbaikan yang luar biasa dalam operasi tim mereka, mulai dari alur kerja yang dioptimalkan hingga alokasi sumber daya yang lebih baik hingga penghematan waktu. SunFish Workplaze telah menjadi alat penting dan integral untuk kegiatan sehari-hari mereka, menghasilkan dampak yang berarti berikut ini:
Pemrosesan yang Disederhanakan dan Otomatisasi Tugas: Platform terpadu tersebut menyederhanakan prosedur inti SDM, mengotomatisasi tugas-tugas, dan menyediakan akses terpusat ke data SDM, memastikan konsistensi, kepatuhan, dan mengurangi kesalahan.
Pemrosesan dan Otomatisasi Tugas yang Tersederhanakan
Platform terpadu ini menyederhanakan prosedur inti SDM mereka, mengotomatisasi tugas-tugas mereka, dan memberikan akses terpusat ke semua data SDM mereka. Hal ini memberikan tim PX konsistensi, kepatuhan, mengurangi kesalahan, dan memungkinkan mereka bekerja dengan lebih efektif.
Penghematan Waktu & Akurasi
Proses SDM yang dioptimalkan menghasilkan penghematan waktu yang signifikan bagi tim BMW Performance Motors Indonesia. Tugas administratif yang melelahkan seperti pengumpulan data, pemeliharaan, pembaruan, dan pelaporan disederhanakan, sementara peringatan masalah bawaan mengurangi ketidakakuratan data, meningkatkan keandalan Efisiensi operasi SDM. Tim People Experience PX sekarang dapat mengalokasikan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk merencanakan inisiatif SDM baru.
Proses Penggajian yang cepat
Salah satu manfaat terbesar dari mengimplementasikan SunFish Workplaze adalah integrasi yang mulus antara waktu/kehadiran dan penggajian. Manajemen data kehadiran yang otomatis, perhitungan lembur dan cuti, mempercepat proses penggajian dan mengurangi kesalahan. Tim PX sekarang dapat memproses penggajian dengan akurat dan efisien, memastikan pencairan gaji tepat waktu, dan meningkatkan kepuasan karyawan.
Pengiriman Layanan SDM yang Lebih Baik kepada Karyawan
SunFish memfasilitasi fungsi self-service bagi karyawan, yang memberdayakan mereka untuk mengakses dan memperbarui informasi pribadi mereka secara independen, mengajukan cuti, melacak permintaan, dan melihat slip gaji mereka. Aksesibilitas dan transparansi ini memberikan karyawan BWM PMI otoritas yang lebih besar dalam urusan SDM mereka, menghemat waktu berharga baik bagi karyawan maupun tim SDM, serta meningkatkan pengalaman layanan SDM bagi semua pihak.
“Secara keseluruhan, implementasi sistem SunFish berdampak positif pada efisiensi waktu kami dengan mengoptimalkan proses dan memungkinkan sumber daya kami menjadi lebih efektif.”
Manfaat Nyata dengan SunFish:
| ✔ | Otomatisasi seluruh proses penggajian, menghilangkan kebutuhan perhitungan manual dan entri data |
|---|---|
| ✔ | Kurang dari 10% waktu yang dihabiskan untuk pengumpulan dan verifikasi data |
| ✔ | Tingkat akurasi meningkat hingga 70% berkat otomatisasi |
| ✔ | Proses penggajian berkurang dari 2-3 kali menjadi 1 kali |
| ✔ | Pengiriman slip gaji secara instan, bukan 2-3 hari |
Tim implementasi dan layanan karyawan yang sangat mendukung
Pengalaman positif BMW Performance Motors Indonesia dengan sistem SunFish juga melibatkan tim pengiriman solusi dari DataOn, yang memainkan peran penting dalam mendigitalkan proses SDM mereka. Tim People Experience (PX) sangat puas dengan dukungan yang mereka terima dari DataOn, terutama selama fase pengenalan sistem selama 5 minggu untuk memastikan adopsi sistem berjalan lancar, dan mereka sangat senang dengan perawatan pelanggan yang terus menerus yang diberikan sejak saat itu. Mereka menghargai responsivitas, produktivitas, dan kesabaran DataOn dalam menangani semua pertanyaan dan masalah pasca-implementasi BMW Performance Motors Indonesia. Dukungan, pelatihan, dan pembaruan yang tepat waktu dari DataOn sangat membantu tim BMW Performance Motors Indonesia dalam mengoperasikan sistem HR mereka dengan lancar setiap hari.
Tingkat kepuasan yang tinggi dari BMW PErformance Motors Indonesia merupakan bukti komitmen dan dedikasi yang ditunjukkan oleh DataOn dalam memastikan kebutuhan klien mereka terpenuhi. Selain itu, dukungan yang handal dari DataOn secara signifikan meningkatkan kepercayaan tim terhadap sistem dan kemampuan mereka secara keseluruhan dalam menggunakan fungsionalitasnya dengan efektif. Hal ini telah menghasilkan pengalaman pengguna yang sangat positif, yang memungkinkan tim untuk memaksimalkan pemanfaatan kemampuan sistem tersebut.
Kepuasan dalam mengemban inovasi
Implementasi fitur HR yang komprehensif dan terintegrasi, antarmuka yang mudah digunakan, serta dukungan pelanggan yang luar biasa telah merevolusi operasi HR dan tim People Experience (PX) di BMW Performance Motors Indonesia. Tim People Experience (PX) di BMW Performance Motors Indonesia telah mengalami kemajuan yang luar biasa dalam efisiensi kegiatan sehari-hari mereka, di mana SunFish menjadi alat yang tak tergantikan. Proses yang lebih efisien, penghematan waktu, akurasi yang lebih baik, dan pelayanan yang lebih baik kepada karyawan telah membawa tim PX lebih dekat dengan tujuan sejati mereka, yaitu menambah nilai bagi perusahaan dengan menangani masalah-masalah strategis.
BMW Performance Motors Indonesia adalah salah satu contoh yang baik tentang bagaimana penerapan solusi HR digital dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keterlibatan karyawan. Dengan DataOn sebagai mitra terpercaya mereka, perusahaan memiliki jaringan dukungan yang dapat diandalkan saat mereka terus berkembang dan beradaptasi dengan perubahan pada pekerjaan HR. Implementasi sukses SunFish menjadikan BMW Performance Motors Indonesia sebagai inspirasi bagi organisasi lain yang ingin melakukan transformasi operasi HR dan pengalaman karyawan secara keseluruhan.
