Tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang menerapkan metode outsourcing pada kegiatan non-operasionalnya. Outsourcing adalah strategi yang dilakukan agar manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) tetap seimbang. Berkat adanya perusahaan outsourcing, pekerjaan yang dianggap administratif tetap bisa diselesaikan sehingga karyawan yang ada di perusahaan bisa fokus pada tugas inti dalam bisnis.
Walaupun sudah sering diterapkan di perusahaan besar di Indonesia, masih banyak yang belum mengenal istilah outsourcing. Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan risiko yang terjadi jika ingin menerapkan metode ini. Yuk, simak artikel ini agar Anda lebih paham tentang outsourcing.
Memahami Outsourcing dalam Bisnis
Apa yang dimaksud dengan outsourcing itu? Mengapa outsourcing sangat penting dalam bisnis? Semua pertanyaan tersebut akan dijelaskan dalam bagian ini.
Pengertian Outsourcing
Outsourcing adalah strategi manajemen SDM yang dilakukan dengan mengalihkan sebagian atau seluruh proses bisnisnya kepada pihak ketiga yang biasanya disebut sebagai vendor atau penyedia layanan. Pengalihan ini dilakukan agar perusahaan lebih fokus pada tugas dan kompetensi intinya. Dalam praktiknya, ada beberapa fungsi perusahaan yang bisa dikerjakan melalui outsourcing, seperti administrasi keuangan, layanan pelanggan, IT, atau produksi.
Pentingnya Outsourcing dalam Bisnis
Outsourcing sangat penting dikarenakan tujuannya adalah untuk mencapai efisiensi operasional. Efisiensi tersebut bisa dihasilkan dengan mengurangi biaya dan sumber daya internal yang diperlukan untuk menjalankan fungsi tersebut. Dengan mengalihkan tanggung jawab kepada pihak outsourcing yang memiliki keahlian khusus, perusahaan lebih fokus pada aktivitas inti yang memberikan nilai tambah serta memperoleh keuntungan kompetitif di pasar.
Baca Juga : Steps into new era for their HR operation on the back of SunFish Workplaze
Sistem Kerja Outsourcing
Tata cara pelaksanaan kerja dalam perusahaan penyedia jasa outsourcing umumnya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku di suatu negara. Ketentuan mengenai outsourcing dan jenis kontraknya dapat berbeda-beda tergantung pada undang-undang yang berlaku di masing-masing negara. Sebagai contoh, di Indonesia, kerja outsourcing diatur oleh Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Salah satu bentuk perjanjian yang sering diterapkan dalam sistem kerja outsourcing adalah kontrak kerja outsourcing. Jenis kontrak ini merupakan kesepakatan antara perusahaan yang memberikan pekerjaan dengan penyedia layanan kerja outsourcing yang menyediakan tenaga kerja untuk perusahaan tersebut. Dalam kontrak ini, berbagai aspek dapat diatur, seperti deskripsi pekerjaan, kompensasi, hak dan tanggung jawab karyawan, serta jangka waktu kerja. Dalam sistem kontrak kerja antara perusahaan alih daya dengan pekerja alih daya terbagi menjadi dua yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
Aturan Outsourcing
Pekerjaan outsourcing diatur dalam Pasal 66 UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 mengatur tentang “Perjanjian Kerja Waktu Tertentu dalam Hal Pekerjaan Tertentu”. Dalam konteks ini, outsourcing atau pemberian pekerjaan kepada pekerja alih daya dari pihak ketiga dapat diatur oleh Pasal 66 ini. Namun, perlu diingat bahwa regulasi mengenai outsourcing dapat berbeda-beda dalam undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan di berbagai negara sehingga belum ada aturan spesifik mengenai aturan dalam jenis-jenis pekerjaan tertentu.
Dalam prakteknya, Pasal 66 UU Nomor 13 ini umumnya mengatur tentang syarat dan batasan penggunaan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) untuk pekerjaan tertentu yang melibatkan pekerja alih daya. Tujuannya adalah untuk melindungi hak-hak pekerja alih daya yang bekerja dengan perjanjian semacam itu.
Keuntungan Jasa Outsourcing bagi Bisnis
Setelah mengetahui pengertiannya, berikutnya adalah keuntungan menggunakan outsourcing. Keuntungannya yaitu:
1. Menghemat Biaya dan Sumber Daya
Outsourcing dapat membantu perusahaan memangkas biaya operasional yang tinggi, seperti biaya tenaga kerja, infrastruktur, dan teknologi. Dengan mengalihkan fungsi tertentu kepada penyedia layanan yang sudah ahli di bidangnya, perusahaan tidak perlu lagi menginvestasikan sumber daya yang besar dalam pengembangan dan pemeliharaan fungsi tersebut.
2. Akses ke Ahli dan Teknologi Terkini
Outsourcing memberikan akses langsung kepada keahlian dan teknologi terkini yang dimiliki oleh penyedia layanan. Dalam industri yang terus berkembang dan berubah, perusahaan harus tetap memperbarui dirinya dengan perkembangan terbaru agar tetap kompetitif. Dengan strategi outsourcing, perusahaan bisa memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman ahli yang sudah teruji tanpa perlu menghabiskan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk mengembangkan keahlian tersebut pada karyawan internal.
3. Fokus pada Kompetensi Inti Perusahaan
Perusahaan lebih fokus pada aktivitas inti yang memberikan nilai tambah yang tinggi dengan melakukan outsourcing pada fungsi tertentu. Perusahaan bisa mengalokasikan sumber daya dengan efisien, meningkatkan inovasi, dan meningkatkan daya saing. Selain itu, perusahaan bisa mengarahkan energi dan sumber daya yang dimilikinya pada pengembangan produk atau layanan yang menjadi keunggulan mereka di pasar.
4. Peningkatan Efisiensi Operasional
Dengan adanya outsourcing, perusahaan bisa mengalami peningkatan efisiensi dalam operasionalnya. Dengan menyerahkan tugas-tugas non-inti atau rutin kepada pihak eksternal yang memiliki keahlian khusus di bidang tersebut, perusahaan bisa lebih berfokus pada kegiatan inti yang lebih strategis. Ini dapat mengurangi beban kerja internal seperti mengurangi beban rekrutmen dan memungkinkan alokasi sumber daya internal secara lebih efektif untuk mencapai tujuan strategis yang lebih besar.
5. Fleksibilitas dan Skalabilitas
Praktik outsourcing memberikan kemampuan fleksibilitas kepada perusahaan untuk menyesuaikan ukuran operasional mereka sesuai dengan permintaan pasar atau fluktuasi musiman. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas tanpa perlu menghadapi tantangan dalam merekrut atau melatih karyawan baru. Fleksibilitas ini berperan dalam membantu bisnis menghadapi perubahan pasar dengan lebih efektif.
Baca Juga : Streamline your Multi-Country Payroll Operations with Outsourcing
Risiko dan Tantangan dalam Melakukan Outsourcing
Terlepas dari keuntungan di atas, ada tiga risiko dan tantangan yang perlu dihadapi dengan mempekerjakan tenaga outsourcing. Apa saja risikonya?
1. Kontrol dan Kualitas Pekerjaan
Ketika menerapkan strategi outsourcing, Anda memberikan kendali atas pekerjaan tersebut kepada pihak ketiga. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa vendor memiliki sistem pengendalian yang kuat dan memberikan kualitas pekerjaan yang sesuai dengan standar yang diharapkan.
2. Risiko Keamanan dan Perlindungan Data
Outsourcing melibatkan pertukaran informasi yang sensitif antara perusahaan dan vendor sehingga menimbulkan risiko keamanan data. Anda harus memastikan bahwa vendor outsourcing memiliki kebijakan keamanan yang ketat dan prosedur untuk melindungi data perusahaan.
3. Munculnya Isu Ketergantungan terhadap Penyedia Layanan Outsourcing
Outsourcing yang tidak direncanakan dengan baik dapat menyebabkan ketergantungan yang berlebihan terhadap vendor. Apabila vendor mengalami masalah keuangan atau operasional, hal ini dapat berdampak negatif pada operasional perusahaan Anda.
4. Ketidakpastian dalam Pengendalian Biaya Operasional
Walaupun menggunakan karyawan outsourcing sering dilihat sebagai metode penghematan biaya, kenyataannya biaya yang terkait dengan outsourcing bisa menjadi sulit untuk diperkirakan. Biaya tambahan yang tidak diantisipasi, seperti biaya pelatihan, penyesuaian peralatan, atau perubahan dalam ruang lingkup tugas, dapat muncul dan memengaruhi anggaran perusahaan.
5. Komunikasi yang Tidak Efektif
Outsourcing bisa menghadirkan tantangan dalam hal komunikasi antara perusahaan dan penyedia layanan, terutama jika terdapat perbedaan budaya, zona waktu, atau bahasa yang berbeda. Kesulitan dalam berkomunikasi ini dapat mengganggu pemahaman mengenai tujuan proyek, menyebabkan ketidaksesuaian harapan, dan memperlambat kemajuan proyek.
Baca Juga : Multi-country payroll optimization: Customer Story
Cara Mitigasi Risiko dalam Outsourcing
Tantangan dan risiko yang disebutkan di atas seharusnya tidak menjadi penghalang bagi Anda yang ingin menerapkan strategi outsourcing. Sebaliknya, lakukanlah langkah pencegahan atau mitigasi outsourcing adalah berikut ini.
1. Penyusunan Kontrak dan Perjanjian yang Jelas
Pastikan kontrak dan perjanjian dengan vendor mencakup semua aspek yang penting, termasuk ruang lingkup layanan, kualitas yang diharapkan, jangka waktu kontrak, serta hak dan tanggung jawab masing-masing pihak. Dengan memiliki kontrak yang jelas, Anda akan mempunyai panduan yang kuat untuk menyelesaikan sengketa atau masalah yang mungkin muncul pada masa depan.
2. Evaluasi dan Pemilihan Vendor yang Tepat
Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap calon vendor. Tinjau rekam jejak, reputasi, dan kemampuan vendor dalam memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Libatkan tim yang berhubungan langsung dengan fungsi yang akan dikerjakan melalui outsourcing agar Anda bisa memilih vendor yang sesuai.
3. Implementasi Sistem Manajemen dan Monitoring yang Efektif
Terakhir, pastikan Anda memiliki sistem manajemen dan pemantauan yang efektif untuk mengawasi kinerja vendor. Lakukan audit secara teratur untuk memastikan bahwa layanan yang disediakan sesuai dengan standar yang diharapkan. Terapkan komunikasi yang terbuka dan teratur dengan vendor untuk menjaga hubungan yang baik dengan mereka, khususnya sepanjang masa kontrak outsourcing.
Jenis Pekerjaan Outsourcing
Di dalam Pasal 65 ayat 2 Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 mengenai ketenagakerjaan, ada beberapa jenis pekerjaan yang bisa dilakukan oleh pekerja outsourcing, yaitu:
- Pekerjaan dilakukan diluar dari kegiatan utama
- Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan
- Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan
- Tidak menghambat proses produksi secara langsung
Poin-poin di atas bahwa karyawan outsourcing hanya bisa direkrut apabila jenis pekerjaannya tidak berhubungan dengan proses produksi kecuali untuk kegiatan penunjang.
Berikut adalah contoh pekerjaan yang dapat dilakukan oleh tenaga kerja outsourcing. Contohnya adalah:
- Cleaning Service
- Petugas Call Center
- Petugas Keamanan (Security)
- Jasa Pekerja atau Buruh
- Kurir atau Pengemudi
- Petugas Catering
- Petugas Manajemen Fasilitas (Facility Management)
Kesimpulannya, outsourcing adalah strategi yang digunakan agar pekerjaan administratif di perusahaan Anda tetap terlaksana. Salah satu departemen yang bisa dikerjakan dengan tenaga outsourcing adalah payroll atau penggajian karyawan. Untuk memenuhi kebutuhan ini, DataOn (Humanica Group) menyediakan layanan Payroll Outsourcing yang siap membantu perusahaan Anda dalam manajemen SDM.
Sebagai vendor outsourcing terkemuka di Asia Tenggara, kami memahami dan patuh terhadap regulasi perpajakan dari berbagai negara di Asia Tenggara. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan payroll outsourcing yang ada di DataOn (Humanica Group)!
