Payroll adalah proses pembayaran gaji yang dilakukan oleh pemberi kerja kepada karyawan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. Setiap perusahaan menerapkan proses payroll yang berbeda dalam membayar gaji karyawan. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari jangka waktu pembayaran gaji maupun komponen kompensasi yang terdapat di dalamnya.
Barangkali Anda pernah mendengar istilah payroll ketika mencari informasi mengenai penggajian karyawan, tetapi belum memahami tentang proses kerjanya. Jangan khawatir, DataOn (Humanica Group) akan mengulas lengkap tentang payroll dalam artikel ini. Simak penjelasannya sampai selesai!
Pengertian Payroll
Payroll adalah mekanisme pembayaran gaji yang dilakukan secara teratur dalam periode tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Payroll bekerja dengan menggabungkan informasi yang relatif banyak dalam penghitungan gaji. Penghitungan gaji pun dilakukan dengan cara mencocokkan informasi karyawan sesuai jumlah kompensasi yang diberikan.
Baca Juga : Retensi Karyawan: Pentingnya dan Cara Mengelolanya dengan Efektif
Proses Payroll
Payroll terdiri dari lima langkah yang perlu diikuti agar penggajian karyawan berjalan dengan lancar. Mari kita lihat gambaran mengenai proses payroll di bawah ini.
1. Pengumpulan Data
Pertama, Anda perlu melakukan pengumpulan data karyawan. Data yang diminta biasanya mencakup identitas karyawan yang mencakup nama, nomor induk karyawan, divisi, dan jabatan. Selain itu, diperlukan juga data mengenai jam kerja dan kompensasi yang mereka terima. Setiap karyawan memiliki besaran kompensasi yang berbeda sesuai dengan status dan jam kerjanya, jadi Anda perlu mengumpulkan datanya dengan teliti. Semua informasi ini digunakan sebagai dasar untuk menghitung gaji setiap karyawan.
2. Penghitungan Gaji
Setelah data dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah menghitung gaji setiap karyawan. Proses ini melibatkan gaji pokok, tunjangan, bonus, dan komponen gaji lainnya yang relevan. Apabila perusahaan menerapkan sistem kerja harian atau mingguan, Anda bisa mengalikan gaji pokok dengan jam masuk mereka. Pastikan agar penghitungan gaji dilakukan dengan akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Pemotongan Pajak
Setelah gaji pokok dan tunjangan diakumulasikan menjadi gaji kotor, Anda perlu melakukan pemotongan pajak dari total gaji kotor tersebut. Pahami peraturan perpajakan yang berlaku, terutama Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) serta Harmonisasi Peraturan Perpajakan sebagai dasar untuk menetapkan pemotongan pajak.
4. Pemotongan dan Pengaturan Lainnya
Selain pajak, ada juga potongan lainnya yang perlu diperhatikan dalam proses payroll. Contohnya, pemotongan iuran pensiun, iuran BPJS Ketenagakerjaan, asuransi kesehatan, potongan pembayaran utang karyawan, dan potongan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pastikan bahwa semua potongan ini diterapkan dengan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku serta data karyawan.
5. Pembayaran Gaji
Setelah semua potongan dihitung, Anda akan mendapatkan gaji bersih yang dibayarkan kepada karyawan. Dalam proses payroll, Anda perlu menyusun jadwal pembayaran gaji yang konsisten dan tepat waktu. Setelah menetapkan tanggal pembayaran gaji, Anda perlu memasang pengaturannya dalam sistem payroll supaya prosesnya berjalan otomatis. Tetapkan juga metode pembayaran gaji yang ingin dipilih, seperti transfer bank, cek, atau metode pembayaran elektronik.
Baca Juga : Memanfaatkan SunFish Workplaze untuk Payroyll HRIS yang Lebih Baik dan Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Fungsi Payroll
Payroll memiliki beberapa fungsi penting dalam penggajian karyawan, yaitu:
1. Mengelola Penggajian Karyawan
Fungsi utama dari payroll adalah mengelola penggajian karyawan secara efektif. Anda bisa memastikan bahwa setiap karyawan menerima gajinya dengan akurat dan tepat waktu. Kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan pun terjalin berkat penerapan sistem payroll yang teratur.
2. Menghitung Pajak dan Potongan
Sistem payroll juga membantu perusahaan dalam penghitungan pajak dan potongan yang berkaitan dengan penggajian. Sistem penggajian yang terkomputerisasi membuat Anda bisa memastikan bahwa pemotongan pajak dan potongan lainnya dilakukan dengan akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Alhasil, masalah hukum pun bisa dicegah sehingga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan tetap terjaga.
3. Menyediakan Laporan Keuangan
Informasi mengenai proses payroll kemudian disajikan dalam laporan keuangan yang terkait dengan penggajian karyawan. Melalui sistem payroll, Anda bisa menghasilkan laporan yang rinci mengenai gaji, pajak, potongan, dan tunjangan. Laporan diperlukan dalam proses perencanaan keuangan perusahaan dan evaluasi kinerja karyawan.
4. Menjaga Kepatuhan Hukum
Dalam mengelola penggajian karyawan, menjaga kepatuhan terhadap peraturan hukum merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Sistem payroll membantu perusahaan Anda dalam mematuhi peraturan perpajakan, ketenagakerjaan, dan asuransi. Anda juga bisa menghindari sanksi hukum dan meminimalkan risiko potensial jika memiliki sistem payroll yang berjalan secara otomatis.
5. Membangun Kepercayaan Karyawan
Secara tidak langsung, payroll berfungsi untuk membangun kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan. Anda menunjukkan komitmen perusahaan terhadap keadilan dan transparansi dengan sistem penggajian yang tersusun dengan baik. Secara tidak langsung, sistem payroll berperan dalam menciptakan lingkungan kerja yang positif dan meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Kesimpulan
Payroll adalah proses penggajian yang dilakukan sesuai dengan jangka waktu tertentu serta mengikuti mekanisme kompensasi yang telah ditetapkan dalam sebuah perusahaan. Proses dalam payroll dimulai dari pengumpulan data yang terdiri dari informasi karyawan serta kompensasi yang diperoleh hingga pembayaran gaji.
Untuk kelancaran proses payroll dalam perusahaan, diperlukan sistem payroll yang sesuai dengan kebutuhan, seperti SunFish Workplaze Payroll Management dari DataOn (Humanica Group). Kerahasiaan data gaji pun terjamin karena terdapat fitur penggunaan kata sandi untuk melindungi datanya. Produk ini dilengkapi dengan Kalkulator Pajak yang terintegrasi sehingga penghitungan pajak di perusahaan Anda menjadi lebih akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai SunFish Workplaze Payroll Management!
