The Customer
Company:
For 15 years, VADS Indonesia has provided Contact Centers, Digital Services Solutions, Customer Services Learning Centers, Cloud Services, and more to customers in various industries across Indonesia.
Industry: B2B, Contact Center, and Customer Services Outsourcing
Employees: 5000
Established: 2008
Locations: Jakarta, Semarang, Solo, Yogyakarta
Project Goal: Automating HR Base, Payroll and Recruitment for different client needs.
System HR/Sistem HR, VADS Indonesia adalah mitra yang dipilih oleh pelanggan dalam Manajemen Pengalaman Pelanggan Digital.
PT. VADS Indonesia, sebuah anak perusahaan dari TM ONE, divisi solusi bisnis untuk perusahaan dan sektor publik milik Telekom Malaysia Berhad (TM) Group, memulai operasinya di Indonesia pada bulan Desember 2008. Saat ini, perusahaan telah tumbuh menjadi salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia. yang, menyediakan solusi manajemen pengalaman pelanggan digital dengan 5000 karyawan yang tersebar di 2 lokasi pengiriman dan 3 pusat kontak.
PT. VADS Indonesia dan pentingnya System HR yang efisien dan terintegrasi
Sebagai perusahaan yang berorientasi pada pelanggan dan inovatif, PT. VADS Indonesia telah menjadi penyedia solusi end-to-end BPO (Business Process Outsourcing) dan ICT (Information and Communication Technology) terkemuka. Dengan lebih dari 500 bisnis menengah dan besar dari berbagai industri sebagai kliennya, PT. VADS Indonesia telah berhasil mengelola lebih dari 50 juta interaksi pelanggan setiap tahunnya, dan angka tersebut terus meningkat.
Jadi, Dalam 15 tahun terakhir PT. VADS Indonesia telah meraih lebih dari 20 penghargaan atas layanan berkualitas dan keunggulan operasionalnya. Keberhasilan perusahaan ini didasarkan pada misi yang kuat, yaitu memberikan keunggulan layanan yang standar, efektif, efisien, dan sopan kepada klien, pelanggan, mitra, dan karyawan mereka.
Pada tahun 2020, PT. VADS Indonesia mengambil langkah maju dengan memfokuskan perhatian pada manajemen sumber daya manusia (SDM). Dalam upaya untuk terus memberikan kepuasan kepada klien dan pelanggan, serta menghadapi pertumbuhan yang signifikan dan tantangan yang dihadapi selama pandemi, tim SDM di PT. VADS Indonesia, yang dipimpin oleh Ibu Dian Adriani, menyadari pentingnya meningkatkan efisiensi dan kualitas manajemen SDM perusahaan.
Tantangan Digitalisasi Sistem HR PT. VADS Indonesia
Digitalisasi System HR merupakan langkah penting yang diambil oleh PT. VADS Indonesia untuk meningkatkan efisiensi dan pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan. Namun, dalam proses digitalisasi tersebut, perusahaan menghadapi beberapa tantangan yang perlu diatasi. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang dihadapi PT. VADS Indonesia dalam digitalisasi sistem HR mereka:
1. Skala Perusahaan dan Jumlah Karyawan:
Sebagai perusahaan dengan skala yang besar, PT. VADS Indonesia memiliki lebih dari 5000 karyawan yang tersebar di berbagai departemen dan lokasi. Mengelola dan mengintegrasikan data dari jumlah karyawan yang besar ini menjadi tantangan dalam proses digitalisasi sistem HR. Diperlukan sistem yang mampu menangani volume data yang besar dan memastikan akses yang mudah dan cepat.
2. Konsolidasi Lokasi di Seluruh Indonesia:
PT. VADS Indonesia memiliki lokasi yang tersebar di seluruh Indonesia. Mengkonsolidasikan data dan menghubungkan sistem HR di lokasi yang berbeda menjadi tantangan tersendiri. Dalam digitalisasi sistem HR, penting untuk memiliki platform yang mampu mengintegrasikan data dari berbagai lokasi dan memastikan ketersediaan informasi yang akurat dan terkini.
3. Keberagaman Proses dan Kebutuhan:
Setiap departemen dan tim di PT. VADS Indonesia mungkin memiliki proses dan kebutuhan HR yang berbeda. Mengelola keberagaman ini dalam digitalisasi sistem HR membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan masing-masing departemen dan kemampuan untuk menyesuaikan sistem HR yang digunakan. Penting untuk memastikan bahwa sistem yang diadopsi dapat memenuhi kebutuhan yang beragam ini secara efektif.
4. Keamanan Data:
Digitalisasi System HR juga membawa tantangan keamanan data. PT. VADS Indonesia harus memastikan bahwa data karyawan dan informasi HR lainnya aman dan terlindungi dari ancaman keamanan yang mungkin timbul. Perlindungan data sensitif dan implementasi kebijakan keamanan yang ketat menjadi kunci dalam menjaga kerahasiaan dan integritas data.
5. Adopsi dan Pelatihan Karyawan:
Pengenalan sistem HR digital baru akan memerlukan adopsi dan pelatihan karyawan. Mengubah kebiasaan dan proses yang sudah ada menjadi tantangan tersendiri. Penting bagi PT. VADS Indonesia untuk menyediakan pelatihan yang memadai kepada karyawan, memastikan pemahaman yang baik tentang sistem baru, dan mengatasi hambatan dalam adopsi teknologi baru.
Dalam menghadapi tantangan-tantangan ini, PT. VADS Indonesia perlu melakukan analisis yang cermat, mengembangkan strategi implementasi yang tepat, dan melibatkan semua pihak yang terlibat untuk mencapai keberhasilan dalam digitalisasi sistem HR mereka. Dengan mengatasi tantangan ini, PT. VADS Indonesia dapat meningkatkan efisiensi, mengintegrasikan data karyawan, dan meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan.
Kendala yang dihadapi dalam System HR manual
System HR manual tradisional memiliki sejumlah tantangan yang dapat menghambat produktivitas perusahaan. Proses pengumpulan data karyawan yang memakan waktu, pengolahan yang rentan terhadap kesalahan manusia, serta kesulitan dalam pemeliharaan dan manajemen informasi karyawan adalah beberapa masalah yang sering di temui dalam sistem HR manual tradisional. Selain itu, sistem manual juga cenderung tidak terintegrasi, sehingga menghambat kolaborasi dan komunikasi antara departemen yang berbeda.
Keuntungan Digitalisasi System HR
Digitalisasi sistem HR memberikan sejumlah keuntungan yang signifikan bagi PT. VADS Indonesia. Pertama, digitalisasi memungkinkan pengelolaan data karyawan secara lebih efisien. Dengan menggunakan SunFish Workplaze, platform HR terintegrasi, PT. VADS Indonesia dapat mengkonsolidasikan data karyawan dari seluruh lokasi di Indonesia menjadi satu platform tunggal. Hal ini mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk mengumpulkan dan mengelola data karyawan secara manual.
Selain itu, digitalisasi juga memungkinkan otomatisasi proses HR yang sebelumnya dilakukan secara manual. Proses-proses seperti pengelolaan cuti, izin, dan absensi dapat dilakukan dengan mudah melalui platform SunFish Workplaze, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat pengolahan data.
Selanjutnya, digitalisasi sistem HR juga memungkinkan manajemen yang lebih baik dalam melacak kinerja karyawan. Dengan fitur-fitur yang disediakan oleh SunFish Workplaze, PT. VADS Indonesia dapat dengan mudah memantau kinerja karyawan, mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan, dan memberikan umpan balik yang konstruktif.
Fitur dan Manfaat SunFish Workplaze bagi PT. VADS Indonesia
SunFish Workplaze adalah platform HR yang kuat dan inovatif yang dapat memberikan sejumlah fitur dan manfaat bagi PT. VADS Indonesia dalam digitalisasi sistem HR mereka. Berikut adalah beberapa fitur dan manfaat utama SunFish yang relevan dengan kebutuhan perusahaan:
1. Integrasi dalam Platform Tunggal:
SunFish Workplaze menyediakan platform HR yang terintegrasi secara menyeluruh. Hal ini memungkinkan PT. VADS Indonesia untuk mengonsolidasikan semua aspek HR, seperti data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pengembangan karyawan, dan lainnya, menjadi satu platform tunggal. Dengan demikian, perusahaan dapat mengakses informasi secara efisien dan mengelola seluruh siklus kerja karyawan dengan lebih terkoordinasi.
2. Manajemen Data Karyawan yang Efisien:
SunFish Workplaze menyediakan fitur manajemen data karyawan yang canggih, termasuk database karyawan yang terpusat dan terstruktur. PT. VADS Indonesia dapat dengan mudah mengelola informasi personal karyawan, riwayat pekerjaan, kualifikasi, pelatihan, dan evaluasi kinerja. Dengan adanya manajemen data yang efisien, perusahaan dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan terkini.
3. Pengolahan Penggajian Otomatis:
Fitur penggajian otomatis pada SunFish Workplaze membantu PT. VADS Indonesia dalam menghitung gaji karyawan dengan cepat dan akurat. Perusahaan dapat mengatur aturan penggajian, mengelola tunjangan dan potongan gaji, serta menghasilkan laporan penggajian secara otomatis. Hal ini mengurangi kesalahan manusia dan menghemat waktu serta sumber daya dalam proses penggajian.
4. Manajemen Absensi dan Cuti yang Terintegrasi:
SunFish Workplaze menyediakan modul manajemen absensi dan cuti yang terintegrasi. PT. VADS Indonesia dapat melacak kehadiran karyawan, mengelola cuti, izin, dan absensi secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui sistem, manajer dapat menyetujui atau menolak permohonan tersebut, dan informasi absensi dapat tercatat dengan akurat. Ini membantu menghindari ketidakhadiran yang tidak teratur dan meningkatkan pengelolaan absensi secara keseluruhan.
5. Peningkatan Kolaborasi dan Komunikasi:
SunFish Workplaze Workplaze memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi antara departemen HR, manajer, dan karyawan. Fitur seperti portal karyawan, self-service HR, dan aliran kerja otomatis memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi, mengajukan permohonan, dan berinteraksi dengan departemen HR dengan mudah. Hal ini meningkatkan efisiensi komunikasi internal dan memperkuat keterlibatan karyawan.
Dengan mengadopsi SunFish Workplaze, PT. VADS Indonesia dapat mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia mereka, meningkatkan efisiensi operasional, mengintegrasikan data karyawan, serta meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan. Digitalisasi sistem HR dengan SunFish Workplaze memberikan perusahaan kemampuan.
Siap menghadapi tantangan digitalisasi System HR? Hubungi kami di humanica.com/id/hubungi-kami atau isi formulir kontak di situs web kami untuk mendapatkan penawaran khusus dan demo langsung. Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi, mengintegrasikan data, dan mengoptimalkan manajemen SDM perusahaan Anda.
Ikuti kami di media sosial untuk mendapatkan informasi terbaru seputar HRIS SunFish Workplaze dan perkembangan terkini dalam digitalisasi sistem HR:
Linkedin: PT Indodev Niaga Internet
IG: dataoncorp
FB: DataOn Corp (Indodev Niaga Internet)
Youtube: DataOnCorp
