South Tangerang, 10 กุมภาพันธ์ 2566 – เมื่อวันศุกร์ที่ 10 กุมภาพันธ์ 2023 DataOn ได้จัดการฝึกอบรมอีกครั้งสำหรับพนักงานภายใต้หัวข้อ “Work Management by Building Productivity Skills” สำหรับกิจกรรมนี้ DataOn ร่วมมือกับ Mindventure Indonesia Mindventure เป็นผู้ให้บริการการฝึกอบรมและการจัดการความเป็นผู้นำ หลงใหลในนวัตกรรมทางธุรกิจและการพัฒนาบุคลากร และขับเคลื่อนเพื่อค้นหาวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ยั่งยืน (เรียนรู้เพิ่มเติมที่ https://mindventure.co.id/). การประชุมเชิงปฏิบัติการนี้ดำเนินการในรูปแบบผสมผสาน: พนักงานประมาณ 70 คนเข้าร่วมในสถานที่ที่หอประชุมในสำนักงานใหญ่ของ DataOn ในวิทยาเขต Nissi Bintaro นอกจากนี้ พนักงานอีก 400 คนติดตามเวิร์กช็อปออนไลน์ผ่านซูม
การเลือกหัวข้อนี้เป็นการตอบกลับของ DataOn ต่อความคิดเห็นของพนักงานที่รวบรวมระหว่าง “แบบสำรวจความผูกพันของพนักงานปี 2022” บริษัทถามพนักงานเกี่ยวกับระดับความพึงพอใจและข้อเสนอแนะสำหรับสิ่งที่ต้องปรับปรุง ผลสำรวจพบว่าพนักงานร้องขอการฝึกอบรมเรื่อง “การบริหารเวลาและทำงานได้ดีขึ้น” ซ้ำแล้วซ้ำเล่า DataOn ทำตามคำขอนี้และเลือกที่จะทำงานร่วมกับ Mindventure เนื่องจากมีชื่อเสียงในด้านการพัฒนาบุคลากรที่สร้างสรรค์ การสร้างทีม และการฝึกสอน ด้วยความหวังว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ไม่เหมือนใครของพวกเขาจะสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมและส่งผลกระทบต่อพนักงานในเรื่อง ‘วิธีการจัดการเวลาในการทำงานเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น’
แนวคิดหลักของการบริหารเวลา
ทีม Mindventure อินโดนีเซียเปิดกิจกรรมด้วยการนำเสนอสั้น ๆ เกี่ยวกับบริษัทและภูมิหลังของพวกเขา ก่อนที่จะเข้าสู่เซสชั่นการทำลายน้ำแข็งด้วยเกมที่สนุกและน่าตื่นเต้น แต่มากกว่าความสนุกและเกม เซสชั่นละลายพฤติกรรมได้ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเติมพลังให้กับพนักงานทุกคนเนื่องจากเป็นเวลาบ่ายแก่แล้ว และหลายคนรู้สึกเหนื่อยหรือง่วงนอน
หลังจากได้รับความสดชื่นและตื่นตัว พนักงานทุกคนติดตามครูฝึก Mr. Ali Damanik เข้าสู่เซสชั่นหลักแบบอินเทอร์แอกทีฟ ในระหว่างส่วนหลัก Mr. Ali ได้อธิบายให้ทุกคนเข้าใจถึงแนวคิดหลักของการบริหารเวลา ซึ่งเขาได้แบ่งออกเป็น 4 ด้าน (Quadrants) ในแบบกราฟิก:
จากนั้น Mr. Ali ได้เจาะลึกรายละเอียดและกิจกรรมต่างๆ ที่แสดงลักษณะเฉพาะของแต่ละด้าน:
- Q1 (Necessity/สิ่งจำเป็น) อธิบายถึงการประชุมที่สำคัญ กำหนดเวลาในนาทีสุดท้าย ปัญหาเร่งด่วน และเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน
- Q2 (Excellent Productivity/ผลผลิตที่ยอดเยี่ยม) อธิบายว่าเป็นการทำงานเชิงรุก เป้าหมายที่มีผลกระทบสูง ความคิดสร้างสรรค์ การวางแผน การป้องกัน การสร้างความสัมพันธ์ และการเรียนรู้และการต่ออายุ
- ไตรมาสที่ 3 (Distraction/สิ่งที่ทำให้ไขว้เขว) ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ เช่น การขัดจังหวะโดยไม่จำเป็น รายงานที่ไม่จำเป็น การประชุมที่ไม่เกี่ยวข้อง ปัญหาเล็กน้อยของผู้อื่น อีเมลที่ไม่สำคัญ งาน การโทรศัพท์ โพสต์สถานะ ฯลฯ และสุดท้าย
- Q4 (Waste/สิ่งที่ทำให้เสียเวลา) เช่น งานเล็กๆ น้อยๆ กิจกรรมหลีกเลี่ยง การพักผ่อนมากเกินไป โทรทัศน์ และเกม
บทสรุป
เมื่อทฤษฎีได้รับการอธิบายและเข้าใจแล้ว กิจกรรมก็ดำเนินต่อไปด้วยการประชุมกลุ่ม ผู้เข้าร่วมแบ่งออกเป็นกลุ่มละ 4-5 คน แต่ละกลุ่มได้รับกระดาษเพื่อกรอกคำตอบตามกิจกรรมที่อธิบายไว้ในแต่ละด้าน แบบฝึกหัดนี้มีจุดประสงค์ในการเรียนรู้วิธีจัดระเบียบวันโดยเติมงานที่ทำอยู่ในแต่ละสี่ด้าน การทำความเข้าใจว่างานแต่ละอย่างจัดอยู่ในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งได้อย่างไร จะช่วยให้เราประเมินสิ่งที่ต้องทำก่อนได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ งานแต่ละอย่างยังเป็นการตัดสินใจที่ดีว่าเราต้องใช้เวลาส่วนไหน และผลที่ได้คือทำสิ่งที่สำคัญต่อเราให้เสร็จได้มากขึ้น
ในที่สุด ทุกคนก็ได้เรียนรู้ว่าไม่มีทางลัดสู่การทำงานอย่างมีประสิทธิผล การทำงานหลายอย่างให้เสร็จเป็นการต่อสู้ที่ยากเย็นแสนเข็ญ แต่ใช้วิธีการที่เป็นระบบในการจัดการกับมัน แบ่งมันออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ และทำให้จัดการสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น และนี่คือสิ่งที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานอย่างแท้จริง: การมีกรอบงานที่กำหนดไว้พร้อมระดับความสำคัญจะช่วยให้คุณนำหน้าคู่แข่งและควบคุมสิ่งต่างๆ ได้
