HRIS เป็นหนึ่งในระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ในการพัฒนาองค์กรด้านทรัพยากรบุคคลและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของ HR และพนักงานเป็นหลัก HRIS เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรพัฒนาและเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลและพนักงานด้วยข้อมูลที่ซิงโครไนซ์ซึ่งจะทำโดยอัตโนมัติ
HRIS อาจถูกมองว่าเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยเร่งองค์กรไปสู่เป้าหมาย สำหรับผู้ที่ไม่แน่ใจว่า HRIS คืออะไร Humanica ได้รวบรวมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ HRIS ไว้ในบทความนี้
HRIS คืออะไร
Human Resources Information System หรือ HRIS คือ ระบบที่ใช้ในการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขององค์กรไว้ในที่เดียว ซึ่งจะเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดเก็บ ประมวลผล และจัดการข้อมูลพนักงานต่าง ๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่ บัตรประจำตัวประชาชน หมายเลขประกันสังคม ข้อมูลวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน และข้อมูลอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เจ้าขององค์กรสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้จากที่เดียวกัน และพัฒนาระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์จากข้อมูลที่มีได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง
ประโยชน์ของการใช้ระบบ HRIS คือ
HRIS Software นั้นมีประโยชน์มากมาย ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กรที่จะเลือกนำไปใช้ ซึ่งประโยชน์หลักของ HRIS Software มีดังต่อไปนี้
- อำนวยความสะดวกให้ HR พร้อมมั่นใจถึงความถูกต้องของข้อมูลพนักงาน
- ปกป้องข้อมูลและความเป็นส่วนตัวของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดงานด้านเอกสาร ด้วยการใช้ระบบ Cloud ที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลพนักงานที่มาพร้อมระบบความปลอดภัยที่มีคุณภาพ ปลอดภัย ข้อมูลไม่รั่วไหล
- ลดความซับซ้อนของการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล ด้วยการแสดงภาพและนำเสนอผลการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยเมทริกซ์
- พนักงานสามารถเข้าถึงและเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลได้ด้วยตัวเอง ไม่จำเป็นต้องติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- ลดข้อผิดพลาดในงานด้านทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องกับ ปัญหาทางกฎหมาย ความละเอียดอ่อน และความผิดพลาดด้านการเงิน
HRIS HRMS HCM แตกต่างกันอย่างไร
HRIS, HRMS และ HCM สามารถทดแทนกันได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการที่แต่ละองค์กรมี อย่างไรก็ตาม มีรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้ทั้งสามระบบแตกต่างกันเนื่องจากการพัฒนาเทคโนโลยีและความซับซ้อนที่มาพร้อมกับการอัปเดต เมื่อเวลาผ่านไป HRMS และฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้พัฒนาไปสู่ซอฟต์แวร์ HRIS ที่เน้นข้อมูลมากกว่าเดิม ซึ่งนำไปสู่ซอฟต์แวร์ HCM ที่เน้นพนักงานและกลยุทธ์ทางธุรกิจ
คุณสมบัติของซอฟท์แวร์ HRIS
HRIS Software นั้นมีประโยชน์มากมาย ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กรที่จะเลือกนำไปใช้ ซึ่งประโยชน์หลักของ HRIS Software มีดังต่อไปนี้
ระบบรับสมัครงาน
ระบบ HRIS สามารถช่วยให้ HR คัดกรองเรซูเม่ของผู้สมัครงานในตำแหน่งที่องค์กรต้องการเบื้องต้นได้ รวมถึงระบบยังสามารถดำเนินการช่วยตรวจสอบประวัติที่ผ่านเกณฑ์ เพื่อลดเวลาการทำงานของฝ่ายบริหารงานบุคคล
ระบบทำเงินเดือน
HRIS สามารถช่วยในการคำนวณเงินเดือนและภาษีจากค่าจ้างพนักงานได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา และช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด รวมถึงยังมีระบบการทำงานที่ยืดหยุ่นตามตัวเลือกการคำนวณที่เหมาะสมกับองค์กร
ระบบการจัดการสวัสดิการ
โดยทั่วไปแล้ว HRIS สามารถช่วยในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการและผลประโยชน์ของพนักงาน เช่น การประกันสุขภาพ แผนการออมเพื่อการเกษียณ ตลอดจนผลประโยชน์อื่น ๆ ที่ครอบคลุมตามความต้องการของบุคลากร
ระบบการรายงานผลและวิเคราะห์ผล
ฐานข้อมูลส่วนกลางสำหรับ HR ทั้งหมดได้รวมไว้อยู่ในระบบ HRIS เพื่อช่วยให้ HR และเจ้าขององค์กร สามารถนำข้อมูลไปวางแผนงาน วิเคราะห์ และจัดการบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ทั้งหมดนี้ คงช่วยให้คุณได้รู้จักว่า HRIS คืออะไรกันมากขึ้น ซึ่ง HRIS Software สามารถปรับเปลี่ยนและประยุกต์ฟังก์ชันการทำงาน ให้เหมาะสมกับองค์กรได้ทุกขนาด และธุรกิจทุกประเภท ตามรูปแบบที่องค์กรต้องการ เหมาะสมกับความท้าทายและการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในโลกของ HR ซอฟต์แวร์ HRIS สร้างขึ้นเพื่อธุรกิจในทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม ปรับเปลี่ยนได้อย่างเต็มที่ตามสิ่งที่บริษัทต้องการ และมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้องค์กรพัฒนาได้อย่างเต็มศักยภาพ
