ไม่ว่าจะองค์กรประเภทไหนหรือธุรกิจอะไรก็ตาม “พนักงาน” คือฟันเฟืองสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนกิจการเหล่านี้ให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายหลักขององค์กรได้ แน่นอนว่าในการจัดตั้งบริษัทสักแห่งหนึ่งขึ้นมาจะต้องมีองค์ประกอบทั้งเงินทุน, สถานที่ทำงาน และแนวทางการบริหารองค์กร ทั้งหมดล้วนต้องผ่านการทำงานของบุคลากรทั้งสิ้น ดังนั้นแต่ละองค์กรควรให้ความสำคัญกับ HRM System เป็นอย่างมาก เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถมอบศักยภาพในการทำงานได้อย่างเต็มที่และสอดคล้องกับความเป้าหมายขององค์กรมากที่สุด วันนี้ Humanica จะมาอธิบายเกี่ยวกับความสำคัญของ HRM System ให้ทุกคนเข้าใจว่าคืออะไร และช่วยพัฒนาองค์กรได้อย่างไร
ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลคืออะไร
HRM System or Human Resource Management System (HRMS) หมายถึง กลยุทธ์หรือกระบวนการในการบริหารจัดการบุคลากรด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งในรูปแบบของซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน เพื่อช่วยจัดการภาระงานของทีมงาน HR ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งแง่ของความซับซ้อน ความแม่นยำ และความรวดเร็วในการจัดเก็บข้อมูล โดย HRM System นั้นสามารถจัดการภาระงานจาก HR Management ได้ทุกขั้นตอนไม่ว่าจะเป็นการจัดหาบุคลากร, การบริหารสวัสดิการและค่าตอบแทน, การวางแผนกำลังคน เป็นต้น
ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลอะไรบ้าง?
ด้วยจุดประสงค์ของ HRM System หรือ HRMS ที่ว่าด้วยการรวบรวมข้อมูลสำคัญที่เป็นแผนผังหรือโครงสร้างขององค์กร เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานของฝั่งต่าง ๆ ภายในองค์กร เพื่อนำไปใช้เพื่อวางแผน วิเคราะห์ และตัดสินใจเพื่อผลประโยชน์ของตัวองค์กรเอง โดยในระบบ HRMS จะมีการเก็บบันทึกข้อมูลสำคัญดังนี้
1.ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน
ข้อมูลส่วนนี้จะประกอบไปด้วย ชื่อ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ (เบอร์โทรศัพท์และอีเมล) อายุ ข้อมูลบุคคลใกล้ชิด (บุพการี, พี่น้อง, คู่สมรส) รวมไปถึงข้อมูลด้านการแพทย์ที่สำคัญของแต่ละบุคคล เพื่อให้ฝ่าย HR ลดเวลาในการค้นหาและสอบถามข้อมูล
2.บันทึกการเข้าออกของพนักงาน
ส่วนนี้จะเป็นการบันทึกหลักฐานการเข้าทำงานทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น เวลาเข้า-ออก, การมาสาย, การขาดงาน, การลางาน (ลาป่วย, ลาพักร้อน, ลากิจ, ลาแบบไม่รับเงินเดือน) เพื่อนำไปวางแผนกำลังคนให้เหมาะสมต่อภาระงานขององค์กร รวมไปถึงการนำข้อมูลเหล่านี้เพื่อไปประกอบการประเมินผลปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล
3.การจัดอบรมและพัฒนาพนักงาน
การจัดอบรมบุคลากรนั้นคือสิ่งที่องค์กรต้องคอยเพิ่มเติมทักษะให้กับพวกเขาเสมอ เพื่อให้องค์กรเกิดการพัฒนาร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การ Workshop ที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของธุรกิจ, ทักษะทางด้านการทำงาน, ความรู้ที่น่าสนใจ เป็นต้น
4.การรายงานและประเมินผลปฏิบัติงานหรือ KPI
ในส่วนนี้จะเป็นการนำผลงานจากการปฏิบัติหน้าที่ทั้งหมดของบุคลากรตลอดระยะเวลาการจ้างงาน เพื่อให้ฝ่าย HR ได้นำไปเป็นข้อมูลเพื่อประเมินผลลัพธ์ส่วนบุคคลอย่าง KPI ช่วยให้ HR วางแผนการพัฒนาบุคลากรและการปรับโครงสร้างองค์กรได้อย่างเหมาะสม
5.เงินเดือนและสวัสดิการส่วนบุคคล
ภายใน HRM System มีการบันทึกรายละเอียดของเงินเดือนและรายละเอียดต่างๆ ทั้งโบนัส, ค่าทำงานล่วงเวลา, การปรับฐานเงินเดือน เพื่อใช้ในการคำนวณค่าจ้างบุคลากรภายในองค์กร และมากไปกว่านั้นยังมีการบันทึกสวัสดิการของแต่คนเอาไว้ด้วย ซึ่งบุคลากรแต่ละภาคส่วนนั้นจะมีสวัสดิการที่แตกต่างกันออกไป ไม่ว่าจะเป็น ประกันกลุ่ม, ค่าคอมมิชัน เป็นต้น
6.การร้องเรียนปัญหาและข้อเสนอแนะจากบุคลากร
ข้อมูลชุดนี้ถือว่าเป็นส่วนสำคัญที่สามารถนำมาช่วยพัฒนาองค์กรได้ โดยเริ่มจากการปรับปรุงในส่วนต่าง ๆ ที่อาจทำให้การทำงานของบุคลากรไม่ราบรื่น ความขัดแย้งระหว่างทีมและบุคคล รวมไปถึงการเสนอแนะในสิ่งที่องค์กรควรมี สิ่งเหล่านี้จะทำให้ฝ่าย HR Management และผู้บริหารเข้าใจเกี่ยวกับปัญหาที่อาจกระทบต่อวัฒนธรรมขององค์กรได้เลยทีเดียว
ประโยชน์ของการใช้ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรของคุณ
- ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลแก่ผู้ใช้งาน ทั้งฝ่าย HR, ฝ่ายบัญชี, ผู้บริหาร และ พนักงาน เองก็สามารถดูได้เพื่อเช็กรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตนเอง
- เป็นฐานข้อมูลสำคัญที่ช่วยในการจัดสรรองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนกำลังคน, การวางแผนงบประมาณ, การออกแบบแนวทางบริหารองค์กร เป็นต้น
- เป็นสื่อกลางในการเชื่อมสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหาร ฝ่าย HR และบุคลากร เอาไว้ด้วยกัน เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถติดต่อและประสานงานกันได้ ทำให้เกิดความเข้าใจและมีสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
- ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของฝ่าย HR ได้ทำให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งความแม่นยำของข้อมูล ความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล และช่วยลดขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ โดยเฉพาะการสอบถามข้อมูลจากบุคลากรที่สามารถเช็กได้ผ่าน HRM System หรือ HRMS ได้ทันที
- ฝ่าย HR และฝ่ายบริหารองค์กรสามารถอนุมัติเอกสารสำคัญได้ผ่านระบบเดียวกัน ทั้งเอกสารการลางาน เอกสารด้านการเงิน สลิปเงินเดือน เป็นต้น
- มีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลมากกว่าเอกสารแบบเดิม ๆ โดยจะไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไปดูข้อมูลเหล่านี้ได้
สรุปเกี่ยวกับระบบบริหารทรัพยากรบุคคล
บุคลากรหรือพนักงานถือเป็นทรัพยากรที่ล้ำค่าสำหรับองค์กร เพราะพวกเขาคือส่วนสำคัญที่ทำให้องค์กรสามารถเดินทางไปถึงเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่แต่ละคนมีความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันออกไปทำให้การประสานงานกันภายในองค์กรคือสื่อกลางที่ช่วยให้ทุกคนมีวิสัยทัศน์ที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ดังนั้นการวาง HRM System จึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบไม่ควรมองข้าม สำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหา HR Management Solution ที่มีประสิทธิภาพในการบริหารที่ดีพร้อมการดูแลที่เหนือกว่า Humanica พร้อมเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยนำพาองค์กรของคุณเติบโตได้อย่างยั่งยืน
