ดูแลผู้ป่วยให้ดี หลังบ้านต้องพร้อม! โรงพยาบาลรักษ์ข้อวาง SAP Business One เชื่อม HIS

โรงพยาบาลอาจได้รับการจดจำจากคุณภาพการรักษาและประสบการณ์ของผู้รับบริการ แต่เบื้องหลังการดูแลผู้ป่วยหนึ่งรายมีระบบงานอีกหลายส่วนที่ต้องทำงานสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ข้อมูลการให้บริการ ยาและเวชภัณฑ์ การจัดซื้อ รายได้และการชำระเงิน ไปจนถึงบัญชีและการตรวจสอบธุรกรรม หากงานหน้าบ้านกับหลังบ้านไม่เชื่อมกันอย่างเหมาะสม ความซับซ้อนเหล่านี้จะกลายเป็นภาระของบุคลากรที่ต้องตรวจสอบและส่งต่อข้อมูลอยู่เสมอ

Humanica ERP ขอขอบคุณ โรงพยาบาลรักษ์ข้อ (LUX KHOR Hospital) ภายใต้บริษัท Global Life and Healthcare Co., Ltd. ที่ไว้วางใจให้เป็นที่ปรึกษาและผู้วางระบบ SAP Business One ในช่วงเริ่มโครงการ เพื่อออกแบบระบบบริหารหลังบ้านด้านบัญชี การเงิน จัดซื้อ คลังสินค้า และสินทรัพย์ พร้อมวางแนวทางเชื่อมข้อมูลกับ Hospital Information System (HIS) ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติงานหน้าบ้าน

โรงพยาบาลเฉพาะทางที่งานเบื้องหลังต้องมีความแม่นยำไม่แพ้การรักษา

โรงพยาบาลรักษ์ข้อดำเนินธุรกิจโรงพยาบาลเฉพาะทางด้านกระดูกและข้อ โดยมีการให้บริการตั้งแต่การตรวจวินิจฉัยและรักษาไปจนถึงเวชศาสตร์ฟื้นฟูและกายภาพบำบัด ลักษณะงานเช่นนี้ทำให้การบริหารโรงพยาบาลต้องดูแลทั้งความพร้อมของบุคลากร ทรัพยากรทางการแพทย์ และข้อมูลด้านธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ

ต่างจากธุรกิจค้าขายทั่วไป โรงพยาบาลมีรายการข้อมูลหลายรูปแบบ ทั้งยาและเวชภัณฑ์ที่ต้องติดตามปริมาณและการใช้จริง สินทรัพย์และเครื่องมือที่ต้องดูแล รายได้จากค่าบริการหรือแพ็กเกจ ตลอดจนข้อมูลการชำระเงินและลูกหนี้ตามเงื่อนไขการรักษา ข้อมูลจากระบบให้บริการจึงต้องถูกเชื่อมต่อเข้าสู่กระบวนการบริหารและการเงินในรูปแบบที่ถูกต้องเหมาะสม

ในช่วงวิเคราะห์ความต้องการ ทีม Humanica ERP และโรงพยาบาลจะร่วมกำหนดประเภทธุรกรรมที่ต้องเชื่อมต่อจาก HIS รวมถึงข้อมูลและขั้นตอนที่ผู้ใช้แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบ เพื่อให้การออกแบบสะท้อนรูปแบบบริการของโรงพยาบาลรักษ์ข้ออย่างแท้จริง

HIS และ SAP Business One: คนละบทบาท แต่ข้อมูลต้องทำงานร่วมกัน

หัวใจสำคัญของโครงการคือการออกแบบ Interface ระหว่าง HIS ซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลการให้บริการทางการแพทย์ กับ SAP Business One ที่จะรองรับการบริหารหลังบ้าน โดยกำหนดจุดเชื่อมต่อให้ข้อมูลทางธุรกรรมที่จำเป็นสามารถส่งต่อไปยังบัญชี การเงิน จัดซื้อ และสินค้าคงคลังได้ตามขอบเขตที่ตกลงร่วมกัน

เป้าหมายของการเชื่อมระบบไม่ใช่เพียงลดการคีย์ข้อมูล แต่รวมถึงการทำให้ข้อมูลที่ฝ่ายบัญชีและผู้บริหารใช้มีความสัมพันธ์กับการดำเนินงานจริง ลดภาระการตรวจทานข้อมูลหลายชุด และสนับสนุนความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลังของกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

ในส่วนของสินค้าคงคลังและสินทรัพย์ การออกแบบยังต้องพิจารณาลักษณะของเวชภัณฑ์และเครื่องมือที่แตกต่างจากสินค้าทั่วไป เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกใช้ในงานให้บริการและข้อมูลทางบัญชีมีโครงสร้างที่สอดคล้องกัน ความแม่นยำของระบบหลังบ้านจึงเป็นพื้นฐานที่ช่วยให้องค์กรนำทรัพยากรไปบริหารงานบริการสุขภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ (On-time & On-budget): ข้อกำหนดโครงการที่ผู้บริหารให้ความสำคัญ

โครงการนี้มีโจทย์ด้าน Project Governance ที่ชัดเจนด้วย ผู้บริหารให้ความสำคัญกับการขึ้นระบบให้ทันกรอบเวลาที่วางไว้ โดยตั้งเป้า การเริ่มใช้งานจริง ในเดือนมกราคม 2570 ซึ่งตรงกับการเริ่มรอบบัญชีใหม่ รวมถึงการควบคุมขอบเขตและค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตกลงร่วมกัน

สำหรับการวางระบบ ERP โรงพยาบาล ความชัดเจนของ ขอบเขตโครงการ (Scope) และแผนผังกระบวนการ (Blueprint) ตั้งแต่ต้นจึงไม่ใช่เพียงเอกสารการดำเนินโครงการ แต่เป็นเครื่องมือช่วยให้ทีมบริหาร ทีม IT บัญชี จัดซื้อ และผู้ใช้งานเข้าใจตรงกันว่าอะไรต้องส่งมอบ อะไรต้องเชื่อมต่อ และต้องเตรียมข้อมูลส่วนใดก่อนเริ่มใช้จริง

การกำหนดกรอบเวลาและงบประมาณไว้ตั้งแต่ช่วงเปิดโครงการ ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายสามารถวางแผนงาน การทดสอบ และการเตรียมผู้ใช้ไปสู่เป้าหมายเดือนมกราคม 2570 ได้อย่างมีทิศทาง ซึ่งจะเป็นหลักสำคัญของการติดตามความคืบหน้าในระหว่างการดำเนินงาน

ทำความเข้าใจผู้ใช้งานก่อนนำเทคโนโลยีเข้าสู่การทำงานจริง

การประชุม การเริ่มโครงการ ได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงทีมบัญชี จัดซื้อ IT และ ผู้ใช้งานหลัก ที่ร่วมถ่ายทอด กระบวนการทำงานและความต้องการ (Requirement) ให้ทีม Humanica ERP ได้เข้าใจทั้งลักษณะงานบริการและความต้องการด้านการบริหาร

Humanica ERP จะทำงานร่วมกับทีมโรงพยาบาลตั้งแต่การวิเคราะห์ กระบวนการทำงานของธุรกิจ การออกแบบและยืนยัน Blueprint การกำหนด Interface การเตรียมข้อมูล การทดสอบระบบ และการฝึกอบรมผู้ใช้ ก่อนเข้าสู่ช่วงเริ่มใช้งานจริง เป้าหมายคือทำให้ระบบตอบโจทย์การทำงานของบุคลากรแต่ละฝ่ายโดยไม่เพิ่มขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

เพราะเทคโนโลยีที่ดีในธุรกิจ Healthcare ไม่ควรเป็นภาระใหม่ของคนทำงาน แต่ควรช่วยให้บุคลากรมีข้อมูลที่ถูกต้องและมีเวลาไปใส่ใจกับงานที่สร้างคุณค่าให้ผู้รับบริการมากขึ้น

Humanica ERP ขอบคุณโรงพยาบาลรักษ์ข้อที่ให้ความไว้วางใจ และพร้อมร่วมวางระบบหลังบ้านที่เคารพทั้งความละเอียดของงานบัญชี ความเฉพาะทางของธุรกิจโรงพยาบาล และความสำคัญของผู้คนที่อยู่เบื้องหลังการดูแลผู้ป่วยทุกวัน