HR Software คืออะไร? รู้จักซอฟต์แวร์บริหารงาน HR พร้อม 5 ประเภทของ HR Software ที่องค์กรควรรู้จัก

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น การบริหารทรัพยากรบุคคลก็มีรายละเอียดและกระบวนการที่ต้องดูแลมากขึ้น ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน การลา เวลาทำงาน เงินเดือน การสรรหา การประเมินผล ไปจนถึงการพัฒนาบุคลากร ดังนั้น การนำ HR Software มาใช้จึงช่วยให้การจัดการข้อมูลและกระบวนการเหล่านี้เป็นระบบมากขึ้น ลดงานที่ต้องทำซ้ำ และทำให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนเชื่อมโยงกันได้ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม HR Software มีหลายรูปแบบและรองรับงาน HR ที่แตกต่างกัน บางระบบเน้นจัดการข้อมูลพนักงาน บางระบบรองรับการสรรหา การประเมินผล หรือการพัฒนาบุคลากรโดยเฉพาะ ดังนั้น ก่อนเลือกใช้จึงควรทำความเข้าใจก่อนว่า HR Software คืออะไร มีประเภทไหนบ้าง และแต่ละระบบเหมาะกับการใช้งานแบบใด โดยบทความนี้จะพาไปรู้จัก 5 ประเภทของ HR Software ที่องค์กรควรรู้จัก พร้อมจุดเด่นและการใช้งานของแต่ละระบบ

Key Takeaway

• HR Software คือ ระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการด้าน HR ให้เป็นระบบมากขึ้น
• HR Software มีหลายประเภท ตั้งแต่ HRIS, ATS, Performance Management, LMS ไปจนถึงระบบด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการ
• การใช้ HR Software ช่วยเชื่อมโยงข้อมูล HR ลดงาน Manual และทำให้ข้อมูลพร้อมนำไปใช้งานต่อ
• องค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน หลายบริษัท หลายสาขา หรือมีการบริหารกำลังคนหลายรูปแบบ สามารถนำ HR Software มาช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการให้สอดคล้องกัน
• Workplaze HRIS ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการ HR ให้เป็นระบบเดียวกัน เพื่อสนับสนุนการบริหารบุคลากรและการวางแผนกำลังคนด้วยข้อมูล

HR Software คืออะไร? ช่วยงาน HR อย่างไร?

HRIS (Human Resources Information System) คือระบบที่ใช้จัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล โดยมีข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กรเป็นองค์ประกอบสำคัญ ไปจนถึง Payroll, Recruitment และ Talent Management System ทำให้ HR สามารถจัดการข้อมูลได้เป็นระบบมากขึ้น และลดการทำงานที่ต้องบันทึกหรือประสานงานด้วยวิธี Manual

นอกจากนี้ โปรแกรม HR ยังสามารถรองรับงานด้านการพัฒนาบุคลากรและการบริหาร Workforce เช่น Learning & Development และ Compensation & Benefits โดยขอบเขตของแต่ละระบบอาจแตกต่างกัน บาง HR System เน้นเฉพาะกระบวนการ ขณะที่บางระบบเชื่อมโยงหลายฟังก์ชันไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ดังนั้น การเลือกใช้ HR Software จึงควรพิจารณาจากกระบวนการและโครงสร้างขององค์กรเป็นสำคัญ

HR Software คืออะไร?

HR Software คือ ซอฟต์แวร์ที่มีหลายรูปแบบตามระบบทรัพยากรบุคคลที่องค์กรต้องการจัดการ ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน การสรรหา ไปจนถึงการประเมินผลและพัฒนาบุคลากร ดังนั้น มาทำความรู้จัก 5 ประเภทของ HR Program ที่พบได้บ่อย พร้อมจุดเด่นของแต่ละระบบกัน

1. HRIS – ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน

HRIS (Human Resource Information System) คือ ซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของระบบจัดการทรัพยากรบุคคลและโครงสร้างองค์กร ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน (Employee Information) โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ตำแหน่งงาน (Position) และข้อมูลงาน (Job Information) ไปจนถึงข้อมูลตลอดวงจรการทำงานของพนักงาน (Employee Lifecycle) เช่น การเริ่มงาน การเปลี่ยนตำแหน่ง และการสิ้นสุดการจ้างงาน

นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ เช่น การลา (Leave) และเวลาทำงาน (Attendance) รวมถึงนำข้อมูลไปจัดทำรายงาน (Report) และการวิเคราะห์ข้อมูล (Analytics) ได้ตามขอบเขตของระบบ จึงช่วยสร้างแหล่งข้อมูลกลาง (Single Source of Truth) ให้ทีม HRM สามารถนำข้อมูลที่เป็นระบบไปใช้ต่อในกระบวนการ HR ได้ง่ายขึ้น

ทำความรู้จัก HRIS คืออะไร และช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR อย่างไร ได้ที่ HRIS คือ

2. ATS – ระบบสรรหาและติดตามผู้สมัคร

ATS (Applicant Tracking System) คือ ระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการสรรหา (Recruitment) ตั้งแต่การเปิดรับสมัครไปจนถึงการคัดเลือกผู้สมัคร โดยรวบรวมข้อมูลผู้สมัคร (Candidate) ไว้ในระบบเดียว พร้อมจัดการประกาศงาน (Job Posting) การคัดกรองผู้สมัคร (Screening) การสัมภาษณ์ (Interview) และสถานะของผู้สมัคร (Candidate Status)

เมื่อข้อมูลและขั้นตอนการสรรหาถูกจัดการไว้ในระบบ HR เดียว ผู้สรรหา (Recruiter) จึงติดตามสถานะของผู้สมัครแต่ละคนได้ง่ายขึ้น และเห็นภาพรวมของกระบวนการสรรหาได้ชัดเจน ตั้งแต่การประกาศรับสมัคร คัดกรอง สัมภาษณ์ ไปจนถึงขั้นตอนการว่าจ้าง

ทำความรู้จัก HR App (Human Resources Application) คืออะไรได้ที่ HR App

3. Performance Management System – ระบบบริหารผลงาน

Performance Management System เป็นหนึ่งในระบบ HR ภายใต้โปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่ช่วยให้องค์กรกำหนดเป้าหมายและติดตามผลการทำงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การกำหนดตัวชี้วัด (KPI) และเป้าหมาย (Goals) การติดตามผลการทำงาน ไปจนถึงการให้ข้อเสนอแนะและการประเมินผล ทำให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการเห็นเป้าหมายและผลการทำงานได้ชัดเจนขึ้น

นอกจากนี้ ยังเป็น HR Software Tools ที่สำคัญ เพราะสามารถนำข้อมูลไปใช้พัฒนาพนักงานได้ เช่น การจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (Development Plan) หรือวางแผนการพัฒนาบุคลากรให้เหมาะกับแต่ละคน ช่วยให้องค์กรนำข้อมูลผลการทำงานมาใช้ประกอบการบริหารและวางแผนบุคลากรในระยะต่อไป

4. LMS – ระบบการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากร

LMS (Learning Management System) เป็นระบบ HR ที่ช่วยจัดการการเรียนรู้และพัฒนาทักษะของพนักงาน ตั้งแต่การจัดการหลักสูตร (Course Management) การอบรม (Training) และการเรียนออนไลน์ (E-Learning) ไปจนถึงการติดตามความก้าวหน้าในการเรียนรู้ (Learning Progress) และการประเมินผล (Assessment) ทำให้พนักงานติดตามการเรียนรู้และพัฒนาทักษะของตัวเองได้ง่ายขึ้น

สำหรับองค์กร ข้อมูลการเรียนรู้สามารถนำไปใช้ประกอบการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (Development Plan) และวางแผนการพัฒนาบุคลากรให้เหมาะกับบทบาทและทักษะของแต่ละคน ขณะเดียวกัน พนักงานก็สามารถมองเห็นทักษะที่มีอยู่และแนวทางการพัฒนาตัวเองได้ชัดเจนขึ้น

ทำความรู้จักการพัฒนาพนักงาน (HRD) คืออะไร และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ได้ที่ HRD คือ

5. Compensation & Benefits – ระบบบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ

Compensation & Benefits เป็นหนึ่งในฟังก์ชันของซอฟต์แวร์ HR ที่ใช้จัดการเรื่องค่าตอบแทนและสวัสดิการของพนักงาน ตั้งแต่เงินเดือนและการจ่ายค่าจ้าง (Payroll) ค่าตอบแทน (Compensation) สวัสดิการ (Benefits) ไปจนถึงค่าล่วงเวลาและเงินช่วยเหลือ (OT / Allowance) รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

เมื่อข้อมูลเหล่านี้ถูกรวบรวมไว้ในระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล องค์กรสามารถจัดการข้อมูลค่าตอบแทนและสวัสดิการได้ง่ายขึ้น รวมถึงนำข้อมูลไปจัดทำรายงานและใช้ประกอบการวางแผนด้านบุคลากรได้

HR Software มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร?

เมื่อข้อมูลพนักงานและงาน HR อยู่ในหลายระบบ หรือยังต้องจัดการผ่าน Excel อาจทำให้ต้องทำงานซ้ำ ใช้เวลานาน และตรวจสอบข้อมูลได้ยากขึ้น HR Software จึงเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ ให้เป็นระบบมากขึ้น โดยมีประโยชน์ต่อองค์กรในหลายด้าน ดังนี้

• รวมข้อมูล HR ไว้ในที่เดียว ลดการเก็บข้อมูลซ้ำหลายไฟล์ และช่วยให้ค้นหาและเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้ง่ายขึ้น
• ลดงาน Manual และงานที่ต้องทำซ้ำ เช่น การบันทึกข้อมูล การจัดทำรายงาน หรือการส่งต่อข้อมูลระหว่างแต่ละกระบวนการ
• เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างงาน HR ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน การลา และเงินเดือน ไปจนถึงผลการทำงานและการพัฒนาบุคลากร ทำให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนสามารถนำไปใช้ต่อได้
• ช่วยให้ HR มองเห็นข้อมูลของพนักงานได้ชัดขึ้น เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ จึงนำไปจัดทำรายงานและวิเคราะห์แนวโน้มต่าง ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจได้
• รองรับโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน เช่น หลายบริษัท หลายสาขา หลายแผนก หรือมีรูปแบบการทำงานและนโยบาย HR ที่แตกต่างกัน
• ช่วยให้การวางแผนกำลังคนมีข้อมูลรองรับ เมื่อข้อมูล HR จากหลายกระบวนการถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง องค์กรจึงมองเห็นภาพรวมของกำลังคนและนำข้อมูลไปใช้ประกอบการวางแผนบุคลากรได้

HR Software เหมาะกับองค์กรแบบไหน?

HR Software สามารถใช้ได้กับองค์กรหลายขนาด โดยความเหมาะสมขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน โครงสร้าง และความซับซ้อนของกระบวนการ HR โดยเฉพาะองค์กรในกลุ่มต่อไปนี้

• องค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ ที่มีพนักงานจำนวนมากและมีข้อมูล HR หลายด้าน การใช้ระบบช่วยลดภาระในการจัดการข้อมูลและงานที่ต้องทำซ้ำ
• องค์กรที่มีหลายบริษัทหรือหลายสาขา ซึ่งต้องดูแลข้อมูลพนักงานจากหลายหน่วยงาน และอาจมีนโยบายหรือกระบวนการ HR ที่แตกต่างกัน
• องค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน เช่น มีหลายแผนก หลายระดับตำแหน่ง หรือมีรูปแบบการจ้างงานหลายประเภท
• องค์กรที่มีพนักงานทำงานเป็นกะ เช่น โรงงาน โรงพยาบาล โรงแรม หรือธุรกิจบริการ ที่ต้องจัดการตารางกะ เวลาทำงาน OT และกำลังคน
• องค์กรที่มีการเติบโตหรือปรับโครงสร้างอยู่เสมอ และต้องการระบบที่ยืดหยุ่น สามารถปรับให้สอดคล้องกับโครงสร้างและกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงไป
• องค์กรที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูล HR ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน การลา และเงินเดือน ไปจนถึงผลการทำงานและการพัฒนาบุคลากร
• องค์กรที่ต้องการนำข้อมูล HR มาใช้วางแผน เช่น การวางแผนกำลังคน การพัฒนาบุคลากร และการบริหาร Talent

Workplaze HRIS ตัวช่วยบริหารงาน HR แบบครบวงจร

HR Software ช่วยรวบรวมข้อมูลและกระบวนการทำงานของ HR ไว้ในระบบเดียว ลดการทำงานซ้ำและการจัดการข้อมูลจากหลายระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อนและมีงาน HR หลายด้าน จึงควรเลือกระบบที่รองรับกระบวนการ HR ได้ครอบคลุมและเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน

Workplaze HRIS เป็นระบบบริหารทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรที่ครอบคลุมตั้งแต่ Core HR, Time Attendance, Shift Scheduling และ Payroll Automation ไปจนถึง Performance & Goals, Talent Management, Learning & Development และ Wellbeing & Collaboration โดยมี Core HR เป็นศูนย์กลางข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กร ทำให้ข้อมูลจากแต่ละกระบวนการเชื่อมโยงกันและนำไปใช้ต่อได้ง่ายขึ้น

HRIS มีส่วนช่วยในการทำ HR Analytics อย่างไร?

การทำ HR Analytics ต้องอาศัยข้อมูล HR ที่มีโครงสร้างและพร้อมนำไปวิเคราะห์อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ได้เริ่มจาก Dashboard แต่เริ่มจาก Data Foundation หากข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน การลา หรือ Performance กระจายอยู่หลายแหล่ง การรวบรวมเพื่อนำมาวิเคราะห์ต่อก็ทำได้ยากและใช้เวลามากขึ้น

HRIS จึงช่วยวางพื้นฐานข้อมูลให้พร้อมใช้งาน โดยรวบรวมข้อมูลจากหลายกระบวนการ ลดการจัดเก็บแบบกระจัดกระจาย ช่วยให้ข้อมูลได้รับการจัดการและอัปเดตอย่างเป็นระบบ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท จากนั้นจึงนำข้อมูลไปต่อยอดเป็น Report, Dashboard และ HR Analytics เพื่อดูแนวโน้มและใช้ประกอบการตัดสินใจด้านบุคลากร

ทำความรู้จัก HR Analytics คืออะไร และนำไปใช้กับงาน HR ได้อย่างไร ได้ที่ HR Analytics คือ

Workplaze HRIS กับการจัดการข้อมูลสำหรับ HR Analytics

HR Software คือ ระบบช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ได้เป็นระบบมากขึ้น พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลจากงาน HR ต่าง ๆ ให้สามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารบุคลากร การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการวางแผนกำลังคน

Workplaze HRIS จึงไม่ได้เป็นเพียงซอฟต์แวร์ HR แต่เป็น HRIS ที่ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการ HR บนข้อมูลที่เป็นศูนย์กลาง (Single Source of Truth) ทำให้องค์กรมองเห็นข้อมูลบุคลากรในภาพรวม และนำข้อมูลไปใช้สนับสนุนการบริหารและวางแผนกำลังคนได้ดียิ่งขึ้น 

หากต้องการดูว่า Workplaze HRIS สามารถรองรับโครงสร้างและกระบวนการ HR ขององค์กรได้อย่างไร ติดต่อ Humanica เพื่อสอบถามรายละเอียดและพูดคุยถึงแนวทางการใช้งานที่เหมาะกับองค์กร

ช่องทางการติดต่อ 

• โทรศัพท์ : (02-636-6999)
• Email : [email protected]

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

HR Software กับ HRIS ต่างกันอย่างไร?

HR Software เป็นคำเรียกรวมของซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการงาน HR ส่วน HRIS เป็นระบบที่เน้นการจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR โดยขอบเขตของแต่ละระบบอาจแตกต่างกัน

HR Software เหมาะกับองค์กรขนาดไหน?

เหมาะกับองค์กรที่ต้องการจัดการข้อมูลและงาน HR ให้เป็นระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากหรือมีโครงสร้างและกระบวนการ HR ซับซ้อน

การเลือก HR Software ควรพิจารณาจากอะไรบ้าง?

การเลือก HR Software ควรดูโครงสร้างองค์กร กระบวนการ HR จำนวนพนักงาน และความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูล รวมถึง Flexibility, Agility และ Scalability ของระบบ

HRIS สามารถนำข้อมูลไปใช้ทำ HR Analytics ได้อย่างไร?

HRIS สามารถนำข้อมูลไปใช้ทำ HR Analytics ได้ เช่น ข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน การลา Payroll และ Performance ให้อยู่ในระบบที่เป็นระเบียบ เมื่อมี Data Foundation ที่พร้อม ข้อมูลเหล่านี้จึงสามารถนำไปทำ Report, Dashboard และ HR Analytics เพื่อดูแนวโน้มและใช้ประกอบการวางแผนด้านบุคลากรได้