ถังก๊าซส่งออกไปแล้ว แต่สินทรัพย์ยังต้องกลับมา! Taiyo Gases วาง SAP Business One ติดตามการหมุนเวียน

หากมองจากปลายทาง ธุรกิจก๊าซอุตสาหกรรมอาจดูเหมือนการจัดหาและจำหน่ายสินค้า แต่สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องแบ่งบรรจุและส่งก๊าซให้ลูกค้า ความซับซ้อนอีกส่วนหนึ่งอยู่ที่ “ท่อและถังก๊าซ” ซึ่งเป็นสินทรัพย์ของบริษัทและต้องหมุนเวียนเข้า–ออกอยู่ตลอดเวลา ตั้งแต่การนำไปรับบรรจุ ส่งมอบให้ลูกค้า จนถึงการรับคืนเพื่อหมุนเวียนใช้งานใหม่ การบริหารธุรกิจนี้จึงต้องมองเห็นทั้งตัวสินค้าและทรัพย์สินที่เดินทางไปพร้อมกัน

Humanica ERP ขอขอบคุณ บริษัท ไทโย ก๊าซ จำกัด (Taiyo Gases Company Limited) ที่ไว้วางใจให้เป็นผู้วางระบบ SAP Business One เพื่อเชื่อมงานจัดซื้อ ขาย คลังสินค้า และการเงิน พร้อมออกแบบระบบติดตามท่อ/ถังก๊าซที่สอดคล้องกับกระบวนการจริงของธุรกิจก๊าซอุตสาหกรรม

ขายก๊าซหนึ่งครั้ง แต่ต้องดูแลทรัพย์สินที่หมุนเวียนหลายรอบ

Taiyo Gases ดำเนินธุรกิจจัดหา แบ่งบรรจุ และจำหน่ายก๊าซสำหรับภาคอุตสาหกรรม โดยรายละเอียดจากโครงการระบุว่าท่อและถังก๊าซจำนวนมากเป็นสินทรัพย์ของบริษัท แม้ก๊าซจะถูกส่งออกไปให้ลูกค้าแล้ว วงจรการบริหารถังยังไม่สิ้นสุด เพราะต้องติดตามทั้งการรับเข้า การบรรจุ การส่งมอบ และการรับคืน

เมื่อการทำงานแต่ละรอบเกี่ยวข้องกับทั้งสต็อกสินค้า ทรัพย์สินและเอกสารธุรกรรม ความสามารถในการระบุตัวถังและตรวจสอบการเคลื่อนไหวจึงมีความสำคัญต่อการควบคุมงานและการให้บริการ ไม่ใช่เพียงการบันทึกยอดขายให้ครบถ้วนเท่านั้น

โครงการนี้จึงให้ความสำคัญกับการเชื่อมข้อมูล สินค้าคงคลัง และ กระบวนการบริหารสินทรัพย์หมุนเวียน เข้ากับธุรกรรมการซื้อขายและบัญชี เพื่อสร้างภาพการดำเนินงานที่ชัดเจนขึ้นสำหรับแต่ละฝ่าย

การติดตามหมายเลขประจำถัง (Serial Number): ให้ข้อมูลสะท้อนการหมุนเวียนของถังจริง

ส่วนสำคัญของขอบเขตที่วางไว้คือการออกแบบการจัดการ Serial Number ของท่อและถังก๊าซจำนวนมากผ่านแนวทาง Load SN และ Cylinder Tracking ซึ่งต้องรองรับการระบุและติดตามสินทรัพย์ตามจังหวะการเคลื่อนไหวที่ธุรกิจใช้งานจริง

Humanica ERP จะต้องทำความเข้าใจว่าเมื่อใดข้อมูลถังถูกสร้างหรือเปลี่ยนสถานะ เมื่อใดต้องเชื่อมโยงกับงานคลังและการส่งมอบ และข้อมูลส่วนไหนควรส่งต่อเข้าสู่ SAP Business One เพื่อใช้ประกอบงานบริหารและการเงิน เพราะหากออกแบบจุดเชื่อมต่อไม่สอดคล้องกับหน้างาน การมีข้อมูล Serial Number เพียงอย่างเดียวก็ยังไม่ทำให้การติดตามทรัพย์สินเกิดประโยชน์ได้เต็มที่

นอกจากการติดตามถัง โครงการยังมีแนวทางปรับโครงสร้างทางบัญชีบางส่วนและจัดทำ Custom Report สำหรับการเงิน เพื่อให้การบันทึกข้อมูลและรายงานสะท้อนรูปแบบธุรกิจเฉพาะทางได้เหมาะสม โดยรายละเอียด Customization ต้องผ่านการยืนยัน Requirement ในช่วงออกแบบก่อน

ความไว้วางใจที่ต่อเนื่องจากธุรกิจในเครือ ไม่ใช่การคัดลอกระบบเดิมมาใช้ทั้งชุด

อีกมิติที่น่าสนใจคือความสัมพันธ์ทางธุรกิจของ Taiyo Gases กับกลุ่ม Tomoe และ Thai Japan Gas ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริบทที่ทำให้ Humanica ERP ได้รับความไว้วางใจต่อเนื่องจากประสบการณ์โครงการในธุรกิจลักษณะใกล้เคียงกัน

ประสบการณ์จากโครงการก่อนหน้าสามารถช่วยให้ทีมที่ปรึกษาเข้าใจวงจรสินทรัพย์และข้อควรพิจารณาของธุรกิจก๊าซได้เร็วขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่าความต้องการของทุกบริษัทจะเหมือนกัน ดังนั้นโครงการ Taiyo Gases ยังคงต้องเริ่มจากการเก็บ Requirement การทบทวน Process และการทดสอบร่วมกับผู้ใช้จริง เพื่อเลือกว่าจะต่อยอด Best Practice ส่วนใดและต้องปรับวิธีทำงานตรงไหนให้เหมาะกับองค์กร

วิธีคิดนี้คือจุดสำคัญของการทำ ERP Implementation สำหรับธุรกิจเฉพาะทาง: ใช้ประสบการณ์เดิมเพื่อเริ่มต้นอย่างมั่นใจ แต่ให้กระบวนการจริงของลูกค้าเป็นตัวกำหนดการออกแบบสุดท้าย

วางระบบซื้อ–ขาย–คลัง–การเงิน ให้พร้อมบริหารจากข้อมูลที่เชื่อมกัน

ระบบหลักของโครงการครอบคลุม การจัดซื้อ, การขาย, สินค้าคงคลัง และการเงิน ร่วมกับส่วนปรับแต่งที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เพื่อลดจุดแยกของข้อมูลและสนับสนุนการติดตามต้นทุน สต็อก และสถานะทรัพย์สินในภาพรวม

สำหรับ Humanica ERP การวางระบบ SAP Business One ในธุรกิจก๊าซไม่ได้จบที่การเชื่อมเอกสาร แต่คือการทำให้ข้อมูลจากถังที่หมุนเวียนในหน้างานเดินไปถึงการบริหารได้อย่างถูกต้องตามรูปแบบธุรกิจ เรายินดีที่ได้ร่วมเริ่มโครงการกับ Taiyo Gases และขอบคุณทีมงานลูกค้าที่เปิดโอกาสให้ร่วมกันออกแบบระบบจากความเข้าใจวิธีทำงานจริง