ข้อดีของบัญชีเอาท์ซอร์ส (Accounting Outsourcing)

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น งานด้านบัญชีและการเงินมักมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ทั้งปริมาณธุรกรรม ข้อกำหนดด้านภาษี การจัดทำรายงาน รวมถึงความต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร

การบริหารทีมบัญชีภายในองค์กรจึงไม่ได้มีเพียงเรื่องจำนวนบุคลากร แต่ยังเกี่ยวข้องกับความพร้อมด้านความเชี่ยวชาญ กระบวนการทำงาน เทคโนโลยี และการควบคุมความเสี่ยง ด้วยเหตุนี้ บัญชีเอาท์ซอร์ส (Accounting Outsourcing) หรือการมอบหมายงานด้านบัญชีให้ผู้ให้บริการภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญ จึงเป็นอีกแนวทางที่หลายองค์กรนำมาใช้เพื่อเพิ่มความคล่องตัวและบริหารทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า Accounting Outsourcing คืออะไร มีข้อดีอย่างไร และองค์กรควรพิจารณาประเด็นใดก่อนตัดสินใจเลือกรูปแบบการบริหารงานบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจ

บัญชีเอาท์ซอร์ส (Accounting Outsourcing) คืออะไร?

บัญชีเอาท์ซอร์ส (Accounting Outsourcing) คือ รูปแบบการบริหารงานที่องค์กรว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอกเข้ามารับผิดชอบงานด้านบัญชีและการเงินบางส่วนหรือทั้งหมด ตามขอบเขตที่องค์กรกำหนด เช่น การบันทึกบัญชี การจัดทำรายงานทางการเงิน การยื่นภาษี หรือการให้คำปรึกษาด้านบัญชีและภาษี

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงทีมผู้เชี่ยวชาญและกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้าง โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มบุคลากรภายในในทุกตำแหน่ง ขณะเดียวกันองค์กรยังสามารถกำหนดขอบเขตงาน ระดับการสนับสนุน และรูปแบบการทำงานให้เหมาะกับขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจได้

Accounting Outsourcing จึงไม่ได้หมายถึงเพียงการ “ส่งงานบัญชีออกไปให้คนนอกทำ” แต่เป็นหนึ่งในทางเลือกเชิงบริหารสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม ลดภาระงาน Routine และเพิ่มความพร้อมด้านข้อมูลทางการเงินสำหรับการดำเนินธุรกิจ

8 ประโยชน์ของ Accounting Outsourcing ต่อการบริหารธุรกิจ

การตัดสินใจใช้บริการบัญชีเอาท์ซอร์สควรพิจารณาจากบริบทของแต่ละองค์กร ไม่ว่าจะเป็นขนาดธุรกิจ ปริมาณธุรกรรม ความพร้อมของทีมภายใน และเป้าหมายในอนาคต โดยประโยชน์ที่องค์กรสามารถนำมาพิจารณาได้มีดังนี้

1. ปรับทรัพยากรด้านบัญชีให้สอดคล้องกับธุรกิจ

ความต้องการด้านบัญชีของแต่ละองค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามช่วงเวลา เช่น การขยายธุรกิจ การเพิ่มจำนวนบริษัทในเครือ หรือปริมาณธุรกรรมที่มากขึ้น การใช้ Accounting Outsourcing ช่วยให้องค์กรสามารถปรับขอบเขตและระดับการให้บริการให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มโครงสร้างทีมภายในทุกครั้งที่ธุรกิจเปลี่ยนแปลง

2. ลดภาระงาน Routine และใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

งานบัญชีจำนวนมากเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการเป็นประจำและต้องใช้ทั้งเวลา บุคลากร และการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง การมอบหมายงานบางส่วนให้ทีมภายนอกช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรบุคลากรภายในไปดูแลงานที่ต้องใช้ความเข้าใจเชิงธุรกิจ การวิเคราะห์ และการสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้มากขึ้น

3. สนับสนุนการทำงานด้วยระบบและเทคโนโลยีด้านบัญชี

ผู้ให้บริการ Accounting Outsourcing สามารถนำกระบวนการทำงานและเทคโนโลยีมาช่วยสนับสนุนการจัดการข้อมูลบัญชีให้เป็นระบบมากขึ้น เช่น การใช้ Software บัญชี สำหรับจัดเก็บข้อมูล ประมวลผล และจัดทำรายงาน ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาการทำงานแบบ Manual และทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น

4. เข้าถึงความเชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษี

งานบัญชีเกี่ยวข้องกับมาตรฐานการบัญชี ข้อกำหนดด้านภาษี และรายละเอียดที่ต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบ การมีทีมผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลทำให้องค์กรมีผู้สนับสนุนในการตรวจสอบประเด็นทางบัญชี จัดเตรียมเอกสาร และให้คำแนะนำเมื่อเกิดกรณีที่มีความซับซ้อนมากกว่างานประจำ

5. ช่วยบริหารความเสี่ยงด้านบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความผิดพลาดด้านการบันทึกบัญชี การจัดทำเอกสาร หรือการดำเนินการด้านภาษีอาจส่งผลต่อทั้งการดำเนินงานและความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน การมีขั้นตอนการทำงานและการตรวจสอบที่ชัดเจนจึงช่วยให้องค์กรสามารถบริหารความเสี่ยงด้านบัญชีได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

6. ลดความเสี่ยงจากข้อจำกัดด้านบุคลากร

องค์กรอาจเผชิญความท้าทายจากการสรรหา การรักษาบุคลากร หรือการขาดผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในบางช่วงเวลา Accounting Outsourcing สามารถทำหน้าที่เป็นทรัพยากรสนับสนุนเพิ่มเติม ทำให้การดำเนินงานด้านบัญชีมีความต่อเนื่องมากขึ้น โดยไม่ขึ้นอยู่กับบุคลากรรายใดรายหนึ่งมากเกินไป

7. ทำให้โครงสร้างต้นทุนด้านบัญชีมีความเหมาะสมมากขึ้น

การมีทีมบัญชีภายในองค์กรเกี่ยวข้องกับต้นทุนหลายส่วน ตั้งแต่ค่าบุคลากร ซอฟต์แวร์ การฝึกอบรม ไปจนถึงระบบสนับสนุนต่าง ๆ การ Outsource งานบางประเภทจึงเป็นอีกทางเลือกในการออกแบบต้นทุนให้สัมพันธ์กับปริมาณงานจริง โดยองค์กรควรเปรียบเทียบต้นทุนรวมและระดับการควบคุมที่ต้องการก่อนตัดสินใจเลือกรูปแบบที่เหมาะสม

8. รองรับความซับซ้อนเมื่อธุรกิจเติบโต

เมื่อธุรกิจขยายตัว จำนวนรายการทางบัญชี หน่วยธุรกิจ หรือข้อกำหนดในการรายงานย่อมเพิ่มขึ้นตามไปด้วย การมีผู้ให้บริการที่สามารถปรับขอบเขตการสนับสนุนตามความต้องการ ช่วยให้องค์กรมีความพร้อมในการรองรับการเติบโตโดยไม่จำเป็นต้องขยายโครงสร้างฝ่ายบัญชีในอัตราเดียวกับการเติบโตของธุรกิจเสมอไป

องค์กรควรพิจารณาอะไร ก่อนเลือก Accounting Outsourcing?

Accounting Outsourcing ไม่ได้เป็นคำตอบเดียวสำหรับทุกองค์กร การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมควรเริ่มจากการประเมินโครงสร้างและความต้องการของธุรกิจก่อน เช่น

• งานด้านใดที่องค์กรต้องการควบคุมและดำเนินการภายในเอง
• งานด้านใดเป็น Routine และสามารถมอบหมายให้ผู้ให้บริการภายนอกดำเนินการได้
• ปริมาณและความซับซ้อนของธุรกรรมในปัจจุบันและอนาคต
• ระดับความเชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษีที่องค์กรมีอยู่ภายใน
• ระบบบัญชีและการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรกับผู้ให้บริการ
• กระบวนการตรวจสอบ ความปลอดภัยของข้อมูล และความต่อเนื่องในการให้บริการ

บางองค์กรอาจเลือก Outsource งานบัญชีทั้งหมด ขณะที่บางองค์กรอาจใช้รูปแบบ Co-sourcing โดยให้ทีมภายในดูแลงานเชิงบริหารและการวิเคราะห์ ส่วนผู้ให้บริการภายนอกสนับสนุนงาน Transaction หรือ Compliance ดังนั้นการออกแบบ Scope ที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญไม่แพ้การเลือกผู้ให้บริการ

สรุป: Accounting Outsourcing คือทางเลือกในการออกแบบงานบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

บัญชีเอาท์ซอร์ส (Accounting Outsourcing) เป็นหนึ่งในทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารงานบัญชีให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยสามารถช่วยสนับสนุนทั้งด้านทรัพยากร กระบวนการ เทคโนโลยี และความเชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับขึ้นอยู่กับการกำหนด Scope การทำงานที่เหมาะสมและการเลือกผู้ให้บริการที่เข้าใจลักษณะธุรกิจขององค์กร

ก่อนตัดสินใจ Outsource องค์กรจึงควรประเมินมากกว่าเพียงเรื่อง “ต้นทุนถูกกว่าหรือไม่” แต่ควรพิจารณาว่า รูปแบบดังกล่าวช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือ กระบวนการทำงานที่ต่อเนื่อง และทรัพยากรที่พร้อมรองรับทิศทางของธุรกิจได้ดีขึ้นหรือไม่

Humanica ให้บริการด้าน Accounting & Finance เพื่อสนับสนุนการบริหารงานบัญชีและการเงินขององค์กร โดยสามารถทำงานร่วมกับทีมภายในตามขอบเขตและความต้องการของแต่ละธุรกิจ

หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาว่างานด้านใดควรบริหารภายใน และงานด้านใดสามารถใช้ Accounting Outsourcing เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ สามารถ ติดต่อ Humanica เพื่อพูดคุยกับทีมงานและประเมินแนวทางที่เหมาะสมกับธุรกิจ หรือโทร 02-636-6999