HRIS คืออะไร? รู้จักระบบสารสนเทศที่ช่วยยกระดับการบริหาร HR

HRIS คือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลที่ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนจากการบริหารข้อมูล HR แบบแยกส่วน มาเป็นการจัดการข้อมูลที่เชื่อมโยงและเป็นระบบมากขึ้น บทความนี้ Humanica จะพาคุณทำความเข้าใจว่า HRIS คืออะไร มีหน้าที่อย่างไร แตกต่างจาก HRM, HRMS และ HCM อย่างไร รวมถึงข้อดีและวิธีเลือกระบบให้เหมาะกับองค์กร เพื่อช่วยวางรากฐานการบริหารทรัพยากรบุคคลให้รองรับการเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Key Takeaway

• HRIS คือ ระบบที่ช่วยรวบรวมข้อมูลทรัพยากรบุคคลให้อยู่ในโครงสร้างที่เป็นระบบ ช่วยลดการจัดเก็บข้อมูลแบบแยกส่วนและลดงานที่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำ
•  ระบบ HRIS สามารถเชื่อมข้อมูลกับกระบวนการ HR อื่น เช่น เวลา การลา และ Payroll ตามความสามารถของแต่ละระบบ
• องค์กรควรเลือก HRIS จากความซับซ้อนของโครงสร้าง กระบวนการ และความสามารถในการรองรับการเติบโต
• Workplaze เป็น Enterprise HR Platform ที่รองรับกระบวนการ HR แบบ End-to-End สำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน

HRIS คืออะไร?

HRIS คือระบบบริหารงานบุคคลที่ช่วยรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงานให้อยู่ในระบบเดียวกัน ตั้งแต่ข้อมูลส่วนบุคคล, ตำแหน่งงาน, โครงสร้างองค์กร, เวลาเข้า-ออกงาน, การลา ไปจนถึงข้อมูลที่เชื่อมต่อกับกระบวนการ HR อื่น ๆ ซึ่งช่วยลดการจัดเก็บข้อมูลแบบกระจัดกระจาย ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ และทำให้ HR สามารถเข้าถึง ตรวจสอบ และนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

สำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างการบริหารที่ซับซ้อน ระบบ HRIS คือ เครื่องมือที่ช่วยเชื่อมกระบวนการ HR และจัดการข้อมูลให้เป็นระบบมากขึ้น ดังนั้นการเลือก HRIS ควรพิจารณาจาก Business Process ขององค์กร ความซับซ้อนของโครงสร้าง ความยืดหยุ่นในการปรับใช้งาน และความสามารถในการรองรับการเติบโตในระยะยาว

HRIS มีหน้าที่อะไร?

HRIS มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้งานด้านทรัพยากรบุคคลเป็นระบบมากขึ้น ทั้งการจัดการข้อมูล การทำงานประจำวัน และการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างกระบวนการต่าง ๆ โดยหน้าที่หลักของงาน HRIS มีดังนี้

จัดเก็บข้อมูลพนักงานแบบรวมศูนย์

HRIS ช่วยรวบรวมข้อมูลสำคัญของพนักงานไว้ในระบบเดียว เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ตำแหน่ง แผนก และประวัติการทำงาน ทำให้ HR เข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น พร้อมลดปัญหาข้อมูลกระจัดกระจายหรือซ้ำซ้อนจากการเก็บไว้หลายไฟล์

บริหารข้อมูลการทำงานประจำวัน

ระบบสามารถช่วยจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานประจำวัน เช่น เวลาเข้า-ออกงาน การลา และข้อมูลสถานะการทำงานตามความสามารถของแต่ละระบบ ช่วยลดภาระงานเอกสารและทำให้กระบวนการ HR เป็นระบบมากขึ้น

เชื่อมโยงข้อมูลสู่กระบวนการ HR อื่น

ข้อมูลใน HRIS Software สามารถนำไปเชื่อมต่อกับกระบวนการ HR อื่น เช่น ระบบ Payroll, Performance Management หรือระบบบริหารบุคลากรอื่น ๆ ตามรูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กร ช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ และทำให้ข้อมูลสามารถไหลต่อกันระหว่างกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

HRIS แตกต่างจาก HRM, HRMS และ HCM อย่างไร?

แม้ระบบ HRIS, HRM, HRMS และ HCM จะเกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคลเหมือนกัน แต่มีขอบเขตและการทำงานที่แตกต่างกัน โดยสามารถสรุปได้ดังนี้

ระบบ	ลักษณะสำคัญ	ขอบเขตการใช้งาน
HRIS (Human Resource Information System)	จัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงาน	เน้นฐานข้อมูลบุคลากรและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน HR
HRM (Human Resource Management)	บริหารทรัพยากรบุคคลในภาพรวม	ครอบคลุมกระบวนการบริหารคน เช่น การจัดการพนักงาน การประเมิน และนโยบาย HR
HRMS (Human Resource Management System)	รวมกระบวนการ HR หลายด้านไว้ในระบบเดียว	ระบบที่รวมฟังก์ชัน HR หลายด้าน เช่น ข้อมูลพนักงาน เวลา การลา Payroll หรือ Workflow ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว
HCM (Human Capital Management)	บริหารและพัฒนาศักยภาพบุคลากร	ครอบคลุมตั้งแต่การบริหารข้อมูล HR ไปจนถึงการพัฒนาคนและการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์

Workplaze รองรับกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่ Core HR, การจัดการข้อมูลพนักงาน ไปจนถึงการพัฒนาบุคลากร (HRD) ไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ข้อมูลเชื่อมโยงกันอย่างไร้รอยต่อ และช่วยให้องค์กรบริหารข้อมูลและกระบวนการด้านบุคลากรได้อย่างต่อเนื่องมากขึ้น

HRIS ช่วยองค์กรได้อย่างไร?

 HRIS คือระบบที่ช่วยให้องค์กรบริหารข้อมูลได้เป็นระบบมากขึ้น ลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน และทำให้ข้อมูลสามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยข้อดีของ HRIS ที่เห็นได้ชัด มีดังนี้

• รวมข้อมูลพนักงานไว้ในที่เดียว: ช่วยลดปัญหาข้อมูลกระจัดกระจายจากหลายไฟล์หรือหลายระบบ ทำให้ค้นหา ตรวจสอบ และอัปเดตข้อมูลได้สะดวกขึ้น
• ลดงานซ้ำซ้อนของ HR: เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ สามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำหลายครั้ง
• เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน: ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ เช่น การลา เวลาเข้า-ออกงาน และข้อมูลพนักงาน ดำเนินการได้เป็นระบบมากขึ้นตามความสามารถของแต่ละแพลตฟอร์ม
• ช่วยให้ HR และผู้บริหารเห็นภาพรวมข้อมูลบุคลากร : เช่น โครงสร้างองค์กร กำลังคน และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อสนับสนุนการวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล
• รองรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน: โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายบริษัท หลายหน่วยงาน หรือมีนโยบายการบริหารบุคลากรที่แตกต่างกัน
• สนับสนุนการเติบโตขององค์กรในระยะยาว: ระบบที่มีความยืดหยุ่นสามารถปรับให้เหมาะกับ Business Process และโครงสร้างองค์กรที่เปลี่ยนแปลงไปได้

ฟีเจอร์สำคัญที่ระบบ HRIS ควรมี

ระบบ HRIS ควรมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การบริหารงาน HR เป็นระบบและเชื่อมต่อกันมากขึ้น โดยฟีเจอร์สำคัญที่ควรมี ได้แก่

Core HR

ช่วยจัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ตำแหน่ง แผนก และประวัติการทำงาน เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในระบบเดียวและนำไปใช้ต่อได้สะดวก

Employee Self-Service (ESS)

เปิดให้พนักงานทำรายการบางอย่างได้ด้วยตนเอง เช่น ยื่นลา ดูข้อมูลส่วนตัว หรือเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ช่วยลดภาระงานประจำของ HR

Time & Attendance

ช่วยจัดการข้อมูลเวลาเข้า-ออกงาน ชั่วโมงการทำงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ HR ตรวจสอบและนำข้อมูลไปใช้ต่อในกระบวนการอื่นได้อย่างเป็นระบบ

ดูรายละเอียด Time Attendance เพิ่มเติม

Shift Scheduling

ช่วยวางแผนและจัดตารางกะพนักงานให้สอดคล้องกับโครงสร้างทีม จำนวนกำลังคน เงื่อนไขการทำงาน และนโยบายขององค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสาขา หลายรอบเวลา หรือมีรูปแบบการทำงานเป็นกะ ระบบ Shift Scheduling ที่เชื่อมโยงกับข้อมูลพนักงาน วันลา และ Time Attendance จะช่วยลดการจัดกะแบบ Manual ลดความผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่เชื่อมกัน และทำให้ HR หรือหัวหน้างานบริหารกำลังคนได้เป็นระบบมากขึ้น

Leave Management

ช่วยบริหารข้อมูลการลาและเงื่อนไขต่าง ๆ ตามนโยบายขององค์กร เช่น ประเภทวันลา สิทธิการลา หรือเงื่อนไขตามอายุงาน

Organization Management

ช่วยจัดการโครงสร้างองค์กร ตำแหน่ง หน่วยงาน และสายการบังคับบัญชา เหมาะกับองค์กรที่มีหลายบริษัทหรือมีโครงสร้างการทำงานซับซ้อน 

Dashboard & Reporting

ช่วยรวบรวมและแสดงข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เพื่อให้ HR และผู้บริหารเห็นภาพรวมและใช้ข้อมูลสนับสนุนการวางแผนได้สะดวกขึ้น

Mobile Application

ช่วยให้พนักงานและผู้ใช้งานเข้าถึงฟังก์ชัน HR บางส่วนผ่านอุปกรณ์มือถือได้สะดวกมากขึ้น ตามความสามารถของแต่ละระบบ

นอกจากการบริหารข้อมูลพนักงานและกระบวนการ HR ประจำวันแล้ว ระบบ HRIS ยังสามารถต่อยอดสู่การบริหารบุคลากรเชิงกลยุทธ์ เช่น Talent Management และ Succession Planning เพื่อช่วยให้องค์กรมองเห็นศักยภาพของพนักงาน วางแผนพัฒนาบุคลากร และเตรียมความพร้อมสำหรับตำแหน่งสำคัญในอนาคต

ดูรายละเอียดโซลูชัน : เกี่ยวกับ Humanica ERP

วิธีเลือก HRIS ให้เหมาะกับองค์กร

การเลือกโปรแกรม HRM ควรพิจารณาจากรูปแบบการทำงานและความต้องการจริงขององค์กร เพื่อให้ระบบสามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีปัจจัยสำคัญ ดังนี้

• พิจารณาขนาดและโครงสร้างองค์กร: เช่น จำนวนพนักงาน หลายบริษัทในเครือ หรือโครงสร้างที่มีความซับซ้อน
• วิเคราะห์ Business Process ที่ใช้อยู่: เพื่อเลือกระบบที่สอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานจริงขององค์กร
• ดูความยืดหยุ่นในการปรับใช้งาน: โดยเฉพาะองค์กรที่มี Policy หรือ Workflow แตกต่างกันในแต่ละหน่วยงาน
• ตรวจสอบความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูล: เพื่อให้ข้อมูลสามารถนำไปใช้ต่อกับกระบวนการหรือระบบที่เกี่ยวข้องได้
• พิจารณาการรองรับการเติบโตในอนาคต: เพื่อให้ระบบสามารถปรับตามจำนวนพนักงานและโครงสร้างที่เปลี่ยนแปลง
• เลือกผู้ให้บริการที่เข้าใจธุรกิจและมีทีมดูแลครบถ้วน: ตั้งแต่การวิเคราะห์ ออกแบบ มีประสบการณ์ Implement ระบบสำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน

ยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลด้วย Workplaze HRIS

สำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับการบริหารข้อมูลบุคลากร Workplaze คือ Enterprise HR Platform จาก Humanica ที่ช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR แบบครบวงจร รวมความสามารถด้าน HRIS, HRM และ HRD ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมรองรับการปรับใช้งานตาม Business Process ของแต่ละองค์กร ช่วยให้ข้อมูลเชื่อมโยงกันตลอด Employee Lifecycle เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารข้อมูลบุคลากรได้อย่างเป็นระบบ และสนับสนุนการวางแผนทรัพยากรบุคคลด้วยข้อมูลที่แม่นยำขึ้น

ช่องทางการติดต่อ 

• โทรศัพท์ (02-636-6999)
• Email : [email protected]

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

HRIS กับ HRMS เหมือนกันหรือไม่?

ไม่เหมือนกันทั้งหมด โดย HRIS เน้นการจัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงานเป็นหลัก ส่วน HRMS มักครอบคลุมกระบวนการ HR ที่กว้างขึ้น ทั้งนี้ ขอบเขตการใช้งานจริงขึ้นอยู่กับแต่ละแพลตฟอร์ม

HRIS จำเป็นสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือไม่?

HRIS เหมาะกับองค์กรที่ต้องการจัดการข้อมูลบุคลากรอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หลายหน่วยงาน หรือมีโครงสร้างการบริหารที่ซับซ้อน

HRIS เชื่อมต่อกับ Payroll ได้หรือไม่?

HRIS สามารถเชื่อมต่อได้ในบางแพลตฟอร์ม เพื่อส่งต่อข้อมูล เช่น ข้อมูลเวลา การลา และข้อมูลพนักงาน ทั้งนี้ รูปแบบการเชื่อมต่อขึ้นอยู่กับระบบและโครงสร้างการใช้งานของแต่ละองค์กร

HRIS ช่วยผู้บริหารได้อย่างไร?

ระบบ HRIS ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นข้อมูลด้านบุคลากรได้เป็นระบบมากขึ้น และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการวางแผนกำลังคน ติดตามภาพรวม และสนับสนุนการตัดสินใจได้ดีขึ้น