Invoice กับ Billing Note ต่างกันอย่างไร? รู้จักใบแจ้งหนี้และใบวางบิล
By
สิงหาคม 27, 2026
Invoice และ Billing Note เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินเหมือนกัน แต่มีหน้าที่ต่างกัน หากทีมขายและทีมบัญชีใช้ขั้นตอนไม่ตรงกัน อาจทำให้เอกสารตกหล่น ติดตามหนี้ล่าช้า หรือยอดลูกหนี้ไม่ตรงกับข้อมูลในระบบ
Invoice คืออะไร
Invoice หรือใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อเพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และเงื่อนไขการชำระ โดยมักออกเมื่อส่งมอบสินค้า ทำงานเสร็จ หรือถึงเงื่อนไขที่ทำให้ผู้ขายมีสิทธิเรียกเก็บเงิน
ข้อมูลสำคัญ ได้แก่ เลขที่และวันที่เอกสาร ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ รายการสินค้า/บริการ จำนวน ราคา ส่วนลด ภาษี ยอดสุทธิ วันครบกำหนด และช่องทางชำระเงิน Invoice ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการตั้งลูกหนี้และบันทึกรายการทางบัญชี
Billing Note คืออะไร
Billing Note หรือใบวางบิล คือเอกสารที่ใช้ยื่นหรือสรุปยอดเพื่อขอรับชำระเงินตามรอบที่ตกลงกับลูกค้า ใบวางบิลหนึ่งใบอาจรวบรวม Invoice หลายฉบับที่ถึงรอบจ่าย ทำให้ฝ่ายการเงินของลูกค้าตรวจสอบยอดและเตรียมชำระได้สะดวก
Billing Note จึงทำหน้าที่จัดชุดเอกสารและสื่อสารรอบการจ่ายเงิน ไม่ได้แทน Invoice ที่ใช้ยืนยันรายละเอียดรายการขายแต่ละรายการ
Invoice กับ Billing Note ต่างกันอย่างไร
| หัวข้อ | Invoice | Billing Note |
|---|---|---|
| วัตถุประสงค์ | แจ้งหนี้และรายละเอียดรายการขาย | ยื่นหรือสรุปยอดเพื่อขอรับชำระ |
| ช่วงเวลา | ออกเมื่อส่งมอบงานหรือเกิดสิทธิเรียกเก็บ | ออกตามรอบวางบิลของลูกค้า |
| จำนวนรายการ | อ้างอิงรายการขายหรือบริการ | อาจรวม Invoice หลายฉบับ |
| การใช้งานทางบัญชี | ใช้ตั้งลูกหนี้และอ้างอิงรายการ | ใช้ติดตามและจัดชุดเอกสารการจ่าย |
ลำดับการใช้เอกสารที่พบบ่อย
- ส่งมอบสินค้า หรือให้บริการตามเงื่อนไข
- ออก Invoice เพื่อแจ้งยอดและวันครบกำหนด
- รวบรวม Invoice ตามรอบของลูกค้า
- ออก Billing Note และยื่นเอกสารให้ฝ่ายการเงิน
- ติดตามการอนุมัติและการชำระเงิน
- ออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับเงินแล้ว
ข้อควรระวัง
- ตรวจเลขที่เอกสาร วันที่ และยอดเงินให้สอดคล้องกัน
- ระบุเครดิตเทอมและวันครบกำหนดอย่างชัดเจน
- ตรวจชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้า
- แนบใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือหลักฐานส่งมอบงานเมื่อจำเป็น
- จัดเก็บเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายและติดตามสถานะได้
หากต้องการวางระบบงานบัญชีให้เชื่อมโยงกับการขายและการรับชำระ สามารถดูแนวทางเกี่ยวกับ โปรแกรมบัญชี และฟังก์ชันด้าน การออกใบแจ้งหนี้ในระบบ ERP เพิ่มเติม
คำถามที่พบบ่อย
Invoice กับ Billing Note ใช้แทนกันได้หรือไม่
บางบริษัทใช้คำเรียกใกล้เคียงกัน แต่ในทางปฏิบัติควรกำหนดหน้าที่และชื่อเอกสารให้ชัดเจน Invoice ใช้แจ้งหนี้จากรายการขาย ส่วน Billing Note ใช้ยื่นหรือรวบรวมยอดตามรอบ
เอกสารใดควรออกก่อน
โดยทั่วไปออก Invoice หลังส่งมอบสินค้า/บริการ แล้วจึงรวบรวม Invoice และออก Billing Note ตามรอบการวางบิลของลูกค้า ก่อนออกใบเสร็จเมื่อได้รับเงิน
สรุป
Invoice ใช้แจ้งหนี้จากรายการขายหรือบริการ ส่วน Billing Note ใช้ยื่นหรือรวบรวมยอดตามรอบชำระ การเชื่อมโยงข้อมูลการขาย ลูกหนี้ เอกสาร และการรับชำระไว้ในระบบบัญชีหรือ ERP เดียวกัน จะช่วยลดงานซ้ำและทำให้บริหารกระแสเงินสดได้แม่นยำขึ้น
โพสต์ที่เกี่ยวข้อง
