Cloud ERP คืออะไร? รู้จักระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรที่ทำงานบน Cloud

ปัจจุบันธุรกิจ หรือองค์กร ต้องบริหารข้อมูลและกระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกันมากขึ้น ทั้งด้านการเงิน การขาย การจัดซื้อ คลังสินค้า และการดำเนินงาน การให้ความสำคัญกับความคล่องตัวและรองรับการใช้งานระบบจากหลากหลายสถานที่ภายในองค์กรแบบเรียลไทม์ Cloud ERP จึงกลายเป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานด้านบัญชี การขาย การจัดซื้อ คลังสินค้า หรือทรัพยากรบุคคล Cloud ERP ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ผ่านอินเทอร์เน็ตจากทุกที่ทุกเวลา พร้อมลดภาระด้านการดูแลระบบ IT และรองรับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างยืดหยุ่น

หากคุณกำลังมองหาระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรที่ตอบโจทย์การทำงานในยุคดิจิทัล บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักว่า Cloud ERP คืออะไร มีข้อดีอย่างไร และเหตุใดองค์กรชั้นนำจำนวนมากจึงเลือกใช้งานระบบนี้

Key Takeaway

• Cloud ERP คือระบบ ERP ที่ทำงานบน Cloud ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลและบริหารงานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต
• จุดเด่นของ Cloud ERP คือรองรับการทำงานแบบ Real Time ทำให้ทุกฝ่ายเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน ช่วยลดความผิดพลาดจากข้อมูลซ้ำซ้อน
• การใช้งาน Cloud ERP ช่วยลดภาระในการดูแลโครงสร้างพื้นฐาน IT ภายในองค์กร พร้อมเพิ่มความคล่องตัวในการเข้าถึงและขยายการใช้งานระบบให้สอดคล้องกับการเติบโตของธุรกิจ
• Cloud ERP ครอบคลุมทั้งการทำงานทั้งด้านบัญชี งานขาย งานจัดซื้อ งานคลังสินค้า การผลิตรวมในแพลตฟอร์มเดียว

ทำความรู้จัก Cloud ERP ระบบ ERP ที่ทำงานบน Cloud Technology

Cloud ERP หรือ Cloud Based ERP คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรหรือระบบ ERP ที่ถูกพัฒนาและให้บริการผ่าน Cloud Technology ในรูปแบบสมัครสมาชิกหรือเช่าใช้ (Subscription) หรือ Software as a Service (SaaS) จากผู้ให้บริการระบบ โดยจัดเก็บข้อมูลและกระบวนการทำงานจากทุกแผนกไว้ในฐานข้อมูลกลางบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ Cloud (Cloud Service Provider) โดยผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบ Cloud ERP ได้จากทุกสถานที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 

Cloud ERP เป็นหนึ่งในทางเลือกที่หลายธุรกิจใช้เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารระบบ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสาขา หลายหน่วยงาน หรือทีมงานกระจายอยู่หลายพื้นที่ เนื่องจากช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรมีความคล่องตัว รองรับรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Work และ Remote Work ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อข้อมูลจากทุกฝ่ายเชื่อมต่อกันแบบอัตโนมัติ ผู้บริหารสามารถดูรายงานและ Dashboard Cloud ERP ได้ทันที ทำให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

จุดเด่นของ Cloud ERP ที่ช่วยให้บริหารองค์กรได้คล่องตัวขึ้น 

การนำ Cloud ERP มาใช้ช่วยให้องค์กรเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่งานประจำวันไปจนถึงการวางแผนและตัดสินใจ จุดเด่นของ Cloud ERP มีดังนี้

เข้าถึงข้อมูลแบบ Real-Time ได้ทุกที่ทุกเวลา

ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของ Cloud ERP Platform คือการเข้าถึงข้อมูลแบบ Real Time ได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้งานจะสามารถตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้ทันที เช่น ฝ่ายขายสามารถตรวจสอบสต๊อกสินค้าได้ผ่านระบบคลังสินค้า Cloud ERP, ฝ่ายจัดซื้อสามารถเห็นสถานะคำสั่งซื้อปัจจุบันผ่านระบบจัดซื้อ Cloud ERP, ฝ่ายบัญชีสามารถติดตามรายรับรายจ่ายได้ทันทีผ่านระบบบัญชี Cloud ERP เป็นต้น นอกจากนี้ องค์กรที่มีหลายสาขาหรือมีทีมงานกระจายตัวในหลายพื้นที่จะได้รับประโยชน์อย่างมากจาก Cloud ERP เนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้โดยไม่จำกัดสถานที่

ลดขั้นตอนการทำงานและเพิ่ม Productivity ของทีม

Cloud ERP หลายแพลตฟอร์มมีระบบ Workflow และ Automation ที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ เช่น การส่งต่อข้อมูลระหว่างกระบวนการ การอนุมัติ หรือการแจ้งเตือนตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การแจ้งเตือนเมื่อสินค้ามีปริมาณต่ำกว่าระดับที่กำหนด ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องติดตามและดำเนินการได้อย่างทันท่วงที

นอกจากนี้ ERP บางแพลตฟอร์มยังสามารถต่อยอดด้วย Analytics และ AI เพื่อช่วยวิเคราะห์ข้อมูล คาดการณ์แนวโน้ม หรือสนับสนุนการตัดสินใจ โดยความสามารถจะแตกต่างกันตามผลิตภัณฑ์ โมดูล และบริการที่องค์กรเลือกใช้ ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ และเพิ่ม Productivity ของทีมงานให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลดภาระด้าน IT พร้อมขยายระบบได้ตามธุรกิจ

Cloud ERP ช่วยลดภาระด้าน IT ให้กับองค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากผู้ให้บริการ Cloud รับผิดชอบโครงสร้างพื้นฐานและการบำรุงรักษาระบบบางส่วนตามรูปแบบบริการ องค์กรจึงสามารถลดภาระในการดูแล Hardware และ Infrastructure ภายในได้ พร้อมได้รับการดูแลด้านต่าง ๆ ตามขอบเขตบริการ เช่น Security, Compliance และ Support ช่วยให้การบริหารระบบมีความคล่องตัวและรองรับการขยายการใช้งานตามการเติบโตของธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ทีม IT ขององค์กรยังมีบทบาทสำคัญในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การเชื่อมต่อกับระบบอื่น การกำกับดูแลข้อมูล และ Security Governance เพื่อให้การใช้งาน Cloud ERP สอดคล้องกับนโยบายและความต้องการขององค์กร พร้อมรองรับการอัปเดตเวอร์ชันใหม่อย่างต่อเนื่อง ทำให้เพิ่มจำนวนผู้ใช้งานได้ง่าย และสามารถขยายฟังก์ชันได้ตามการเติบโตของธุรกิจ เหมาะกับองค์กรที่กำลังขยายตัวและมีแผนพัฒนาระบบให้เชื่อมต่อกับ AI ERP หรือระบบวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงอื่น ๆ ในอนาคต

Cloud ERP แตกต่างจาก ERP แบบเดิมอย่างไร?

โดยทั่วไปแล้วระบบ ERP จะแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักคือ Cloud ERP และ ERP แบบดั้งเดิมหรือที่เรียกกันว่า On-Premise ERP ซึ่งระบบ ERP ทั้ง 2 รูปแบบมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจนในด้านการติดตั้งระบบและฐานข้อมูล 

ระบบ ERP แบบดั้งเดิมจำเป็นต้องติดตั้งระบบและฐานข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ทำให้องค์กรต้องลงทุนด้านฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐานจำนวนมาก ขณะที่ Cloud ERP ใช้โครงสร้างพื้นฐานที่ให้บริการผ่าน Cloud ทำให้องค์กรไม่จำเป็นต้องดูแล Server ของระบบ ERP ภายในทั้งหมดด้วยตนเอง โดยรายละเอียดจะแตกต่างกันตาม Deployment Model และผู้ให้บริการ

Cloud ERP และ On-Premise ERP เลือกแบบไหนให้เหมาะกับองค์กร?

Cloud ERP และ On-Premise ERP มีข้อแตกต่างสำคัญในด้านการติดตั้ง การดูแลระบบ ต้นทุน และความยืดหยุ่นในการใช้งาน โดยสามารถสรุปความแตกต่างเป็นตารางได้ดังนี้

หัวข้อเปรียบเทียบ	Cloud ERP	On-Premise ERP
รูปแบบการติดตั้ง	ติดตั้งและให้บริการผ่าน Cloud	ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร
การเข้าถึงข้อมูล	ใช้งานได้ทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต	ส่วนใหญ่ใช้งานภายในเครือข่ายองค์กร
ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น	ลงทุนเริ่มต้นต่ำ จ่ายค่าสมาชิกรายเดือนอย่างต่อเนื่อง	ลงทุนเริ่มต้นสูงทั้ง Hardware และ Server
การดูแลระบบ	ผู้ให้บริการ Cloud เป็นผู้ดูแล	องค์กรต้องมีทีม IT ดูแลเอง
การอัปเดตเวอร์ชัน	อัปเดตอัตโนมัติอย่างต่อเนื่อง	องค์กรต้องวางแผนอัปเกรดและติดตั้งเอง
ความยืดหยุ่นในการขยายระบบ	เพิ่มผู้ใช้งานหรือฟังก์ชันได้ง่าย	การขยายระบบอาจต้องลงทุนโครงสร้างพื้นฐานเพิ่มเติม

Cloud ERP มีฟังก์ชันอะไรที่ช่วยจัดการธุรกิจ ทำไมถึงเป็นที่นิยม?

Cloud ERP ถูกออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลสำคัญจากกระบวนการหลักขององค์กร ให้เห็นภาพรวมบนแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล โดยฟังก์ชันหลักที่พบได้ในซอฟต์แวร์ Cloud ERP ได้แก่ Purchase, Inventory, Sales, Production และ Project Management ซึ่งข้อมูลจากแต่ละกระบวนการสามารถเชื่อมโยงกันผ่านฐานข้อมูลกลาง ช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานบนข้อมูลที่สอดคล้องกันและมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น

โปรแกรม Cloud ERP หลาย ๆ ตัว ยังรองรับการทำงานแบบ Automation และมี Dashboard ที่ช่วยสรุปรายงานสำคัญแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารสามารถติดตามยอดขาย สถานะสต๊อก กระแสเงินสด และประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ทันที 

Cloud ERP บางแพลตฟอร์มยังสามารถเชื่อมต่อหรือต่อยอดกับเทคโนโลยีอื่น เช่น AI, IoT และ Business Intelligence เพื่อเพิ่มความสามารถด้าน Automation การวิเคราะห์ข้อมูล และการติดตามผลการดำเนินงาน ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นข้อมูลสำคัญ เช่น ยอดขาย สถานะสต๊อก และกระแสเงินสด เพื่อนำไปประกอบการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยความสามารถที่รองรับจะแตกต่างกันตามผลิตภัณฑ์ โมดูล และบริการที่เลือกใช้

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับการใช้ Cloud ERP?

ระบบ Cloud ERP รองรับการใช้งานได้หลากหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะองค์กรและธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานให้เชื่อมโยงกันมากขึ้น ธุรกิจที่เหมาะกับการใช้งาน Cloud ERP ได้แก่

• ธุรกิจที่มีหลายสาขา (Multi-branch Operations) และต้องการเข้าถึงข้อมูลจากส่วนกลาง สามารถรวมข้อมูลจากทุกสาขาให้เป็นศูนย์กลางเดียว (Single Source of Truth) พร้อมอัปเดตข้อมูลแบบ Real Time 
• องค์กรที่กำลังขยายตัวและต้องการระบบที่รองรับการเติบโตในอนาคต (Future Scalability)
• ธุรกิจค้าปลีกและค้าส่งที่ต้องบริหารสินค้าและคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงธุรกิจผลิตที่ต้องควบคุมวัตถุดิบ ต้นทุน และแผนการผลิต
• องค์กรบริการที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลลูกค้า การเงิน และการดำเนินงาน
• ผู้บริหาร หรือเจ้าของธุรกิจ ที่ต้องการเห็นข้อมูลภาพรวมขององค์กร เพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ทันที
• องค์กรที่กำลังดำเนินโครงการ Digital Transformation
• องค์กรที่มีหลายบริษัท หลาย Legal Entity หรือมีการดำเนินงานในหลายประเทศ และต้องการยกระดับการมองเห็นข้อมูลจากหลายหน่วยธุรกิจ
• องค์กรที่มี Integration Landscape ซับซ้อน และต้องเชื่อม ERP กับระบบอื่น เช่น CRM, WMS, POS, E-commerce, HCM หรือระบบเฉพาะอุตสาหกรรม

รู้จัก SAP S/4HANA ระบบ ERP บนคลาวด์สำหรับองค์กรที่ต้องการมาตรฐานกระบวนการและการบริหารงานที่ซับซ้อน

ก่อนใช้ Cloud ERP ควรรู้อะไรบ้าง?

แม้ว่า Cloud ERP จะช่วยให้องค์กรบริหารข้อมูลและทรัพยากรได้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ตรวจสอบข้อมูลและกระบวนการทำงานภายในธุรกิจ

ก่อนใช้ Cloud ERP องค์กรควรเริ่มต้นจากการสำรวจ Workflow ปัจจุบันของแต่ละแผนก วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น และระบุจุดที่ต้องการแก้ไขหรือปรับปรุงให้ดีขึ้น เพื่อให้การออกแบบระบบ Cloud ERP ตอบโจทย์การทำงานจริงขององค์กรมากที่สุด 

2. เลือกรูปแบบ Cloud ERP ให้ตอบโจทย์การใช้งาน

แต่ละองค์กรมีความต้องการแตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรพิจารณารูปแบบ Cloud ERP ให้ตอบโจทย์การใช้งานจริง พิจารณาถึงฟังก์ชันที่จำเป็น จำนวนผู้ใช้งาน และความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น โปรแกรมเงินเดือน, HR App หรือระบบบริหารบุคลากรที่ใช้งานอยู่ 

3. วิเคราะห์ผู้ให้บริการและโซลูชันที่เหมาะสม

ควรประเมินทั้งตัวระบบ ERP และ Partner ที่รับผิดชอบการวางระบบ โดยพิจารณาจากประสบการณ์ในอุตสาหกรรม ความเข้าใจ Business Process ความสามารถด้าน Integration และ Data Migration รวมถึงรูปแบบการ Support หลัง Go-live

4. วางแผนการนำระบบ Cloud ERP มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์กรควรวาง Roadmap การนำระบบ Cloud ERP มาใช้อย่างเป็นขั้นตอน โดยพิจารณาจาก Business Priority และความพร้อมขององค์กรเป็นหลัก เพื่อจัดลำดับการนำแต่ละโมดูลหรือกระบวนการมาใช้งานให้เหมาะสมกับเป้าหมายและความต้องการของธุรกิจ 

รู้จัก Netsuite แพลตฟอร์ม ERP บนคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดกลาง-ใหญ่ รองรับโครงสร้างธุรกิจที่มีหลายหน่วยงานจาก Oracle NetSuite

เลือก Cloud ERP อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

การเลือก Cloud ERP ควรมองถึงความสามารถของตัวระบบอย่างรอบด้าน เพื่อให้รองรับการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว โดยปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

• ความครบถ้วนของโมดูล Cloud ERP ที่รองรับการทำงานขององค์กร และควรรองรับการเชื่อมต่อกับระบบ HRM และระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้งานอยู่
• ระบบใช้งานง่าย และมี Interface ทันสมัย รองรับการทำงานแบบ Real Time และมี Dashboard สำหรับผู้บริหาร 
• สามารถปรับแต่งระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของธุรกิจ และรองรับการเติบโตของธุรกิจ (Scalability) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ระบบมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน สามารถเข้าถึงได้จากหลากหลายอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ตโฟน
• ระบบควรมีมาตรฐานด้านความปลอดภัยและการสำรองข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และต้องรองรับการขยายจำนวนผู้ใช้งานในอนาคต 
• มีทีม Support และที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ สามารถติดต่อได้ง่าย แก้ปัญหาได้รวดเร็ว และมีคู่มือหรือการอบรมให้พนักงาน

รู้จัก SAP Business One โซลูชันระบบ ERP สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ได้รับความนิยมในระดับสากล

Cloud ERP กุญแจสำคัญสู่การบริหารองค์กรยุคดิจิทัล

Cloud ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการสำคัญของธุรกิจ เช่น การเงิน การขาย การจัดซื้อ คลังสินค้า และการผลิต ให้ทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ ช่วยให้องค์กรมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วขึ้น และนำไปใช้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ของการนำ ERP มาใช้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่รวมถึงการเลือกแพลตฟอร์ม การออกแบบ Business Process, Integration และแนวทาง Implementation ที่เหมาะกับบริบทของแต่ละองค์กร

หากองค์กรต้องการ ลดงาน Manual ปรับปรุงกระบวนการทำงาน หรือเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบ Humanica ERP ให้คำปรึกษาและวางระบบ ERP เชิงกลยุทธ์ ด้วยประสบการณ์กว่า 30 ปี พร้อมเป็นพันธมิตรกับโซลูชันจาก SAP และ Oracle NetSuite ช่วยวิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบ และวางแนวทางให้เหมาะกับการดำเนินงานจริงของธุรกิจ พร้อมดูแลและให้คำปรึกษาในแต่ละขั้นตอนของการนำระบบไปใช้งาน เพื่อให้การลงทุนใน ERP ตอบโจทย์ธุรกิจในระยะยาว

ช่องทางการติดต่อ 

• Tel. 02 636 6999 ext. 2255
• Email : [email protected]

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Cloud ERP ปลอดภัยและช่วยลดความเสี่ยงจากระบบล่มหรือข้อมูลสูญหายได้อย่างไร?

Cloud ERP ชั้นนำมักออกแบบระบบให้รองรับทั้งความปลอดภัยของข้อมูลและความต่อเนื่องในการใช้งาน เช่น การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน การเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูล รวมถึงระบบ Disaster Recovery และโครงสร้างพื้นฐานที่ช่วยลดความเสี่ยงจาก Downtime

อีกข้อได้เปรียบคือระบบไม่ได้พึ่งพา Server ที่ตั้งอยู่ภายในสำนักงานเพียงแห่งเดียว หากเกิดเหตุไฟฟ้าดับ น้ำท่วม หรือเหตุที่ทำให้สำนักงานไม่สามารถใช้งานได้ ผู้ใช้งานยังสามารถเข้าสู่ระบบจากสถานที่อื่นผ่านอินเทอร์เน็ตได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด ช่วยสนับสนุน Business Continuity ขององค์กร

อย่างไรก็ตาม องค์กรควรตรวจสอบมาตรฐานของผู้ให้บริการ เช่น ISO 27001 หรือ SOC รวมถึง SLA, Backup Policy, Recovery Process และมาตรการด้าน Cyber Security ก่อนตัดสินใจเลือก Cloud ERP 

ใช้เวลานานไหมในการติดตั้ง Cloud ERP?

โดยทั่วไประยะเวลาในการติดตั้งและเริ่มใช้งาน Cloud ERP ขึ้นอยู่กับโครงการที่มี Scope ชัดเจน และ Business Process

Cloud ERP หลายแพลตฟอร์มมีระบบและ Best Practice ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ช่วยลดงานด้าน Infrastructure และ Configuration บางส่วน หากสามารถปรับเข้ากับ Standard Process ของระบบได้เป็นส่วนใหญ่ก็จะใช้เวลาสั้นลง

แต่หากองค์กรมีหลายบริษัท กระบวนการเฉพาะจำนวนมาก ต้องย้ายข้อมูลปริมาณสูง หรือเชื่อมต่อหลายระบบ ระยะเวลา Implementation จะเพิ่มขึ้นตามความซับซ้อนของโครงการ