รูปแบบ Cloud ERP มีอะไรบ้าง? เข้าใจ SaaS, Hosted Cloud, Hybrid และ Two-Tier ERP

รูปแบบ Cloud ERP ไม่ได้มีเพียง SaaS และไม่ได้หมายความว่าทุกระบบที่ทำงานบน Cloud จะมีโครงสร้างและวิธีดูแลเหมือนกันทั้งหมด องค์กรจึงควรเข้าใจก่อนว่า ERP จะถูกติดตั้งและบริหารในรูปแบบใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละส่วน และระบบใหม่ต้องทำงานร่วมกับระบบเดิมอย่างไร

บางองค์กรเลือกใช้ Cloud ERP แบบ SaaS ซึ่งผู้ให้บริการดูแลตัวระบบและโครงสร้างพื้นฐานหลัก ขณะที่บางองค์กรอาจนำ ERP ไปติดตั้งบน Cloud Infrastructure โดยยังมีผู้ให้บริการวางระบบหรือทีม IT เข้ามาดูแลบางส่วน นอกจากนี้ ธุรกิจที่มีหลายระบบ หลายบริษัท หรือหลายประเทศ ยังอาจใช้โครงสร้างแบบ Hybrid ERP หรือ Two-Tier ERP ได้ด้วย

อ้างอิง: SAP – What is Cloud ERP?

หากต้องการเริ่มจากความหมาย ประโยชน์ และฟังก์ชันพื้นฐาน สามารถอ่าน Cloud ERP คืออะไร และมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร ได้ก่อน ส่วนบทความนี้จะเน้นเรื่อง รูปแบบ Cloud ERP และวิธีจัดวางระบบให้เหมาะกับองค์กร

สรุปสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับรูปแบบ Cloud ERP

• SaaS ERP เป็นรูปแบบที่ผู้ให้บริการดูแลตัวระบบและโครงสร้างพื้นฐานหลักตามขอบเขตบริการ
• Hosted Cloud ERP คือการนำ ERP ไปติดตั้งบนโครงสร้างพื้นฐาน Cloud แต่การดูแลตัวระบบหรือฐานข้อมูลอาจยังอยู่กับองค์กรหรือผู้ให้บริการวางระบบบางส่วน
• Hybrid ERP คือการใช้ระบบบน Cloud ร่วมกับระบบที่ยังอยู่ภายในองค์กร
• Two-Tier ERP คือการใช้ ERP ต่างระบบในระดับสำนักงานใหญ่ บริษัทลูก หรือหน่วยธุรกิจ
• คำว่า Cloud บอกถึงรูปแบบของระบบและการให้บริการ แต่ไม่ได้หมายความว่าระบบนั้นจะเหมาะกับทุกองค์กรโดยอัตโนมัติ

รูปแบบ Cloud ERP มีอะไรบ้าง?

หากมองในทางปฏิบัติ รูปแบบ Cloud ERP ที่องค์กรพบได้บ่อยสามารถแบ่งออกเป็น 4 แนวทางหลัก ได้แก่ SaaS ERP, ERP ที่ติดตั้งบน Cloud Infrastructure, Hybrid ERP และ Two-Tier ERP

แต่ทั้ง 4 คำไม่ได้อยู่ในระดับเดียวกันทั้งหมด เพราะ SaaS และ Hosted Cloud อธิบายว่า ระบบถูกให้บริการและดูแลอย่างไร ส่วน Hybrid และ Two-Tier อธิบายว่า ระบบหลายส่วนถูกจัดวางให้ทำงานร่วมกันอย่างไร

องค์กรหนึ่งจึงสามารถใช้ SaaS ERP และในขณะเดียวกันก็มีโครงสร้างระบบแบบ Hybrid หรือ Two-Tier ได้เช่นกัน

SaaS ERP คืออะไร?

SaaS หรือ Software as a Service คือรูปแบบที่ผู้ให้บริการเป็นผู้พัฒนาและดูแลซอฟต์แวร์บน Cloud พร้อมรับผิดชอบโครงสร้างพื้นฐานและองค์ประกอบหลักของระบบตามขอบเขตบริการ ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานผ่านเครือข่ายโดยไม่ต้องติดตั้งและดูแล Server สำหรับตัว ERP ทั้งหมดด้วยตนเอง

อ้างอิง: Oracle – What is SaaS?

อย่างไรก็ตาม SaaS ไม่ได้หมายความว่าองค์กรไม่มีหน้าที่ดูแลอะไรเลย เรื่องที่ยังอยู่ในความรับผิดชอบขององค์กร เช่น

• ข้อมูลสินค้า ลูกค้า ผู้ขาย และข้อมูลหลักอื่น ๆ
• สิทธิ์และบทบาทของผู้ใช้งาน
• ขั้นตอนการอนุมัติ
• การแบ่งแยกหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน
• ความถูกต้องและคุณภาพของข้อมูล
• อุปกรณ์ที่ใช้เข้าถึงระบบ

ดังนั้น ก่อนเลือก SaaS ERP ควรดูทั้งความสามารถของซอฟต์แวร์และขอบเขตบริการว่าผู้ให้บริการดูแลส่วนใด และส่วนใดยังเป็นหน้าที่ขององค์กร

Hosted Cloud ERP ต่างจาก SaaS อย่างไร?

ระบบ ERP ที่อยู่บน Cloud ไม่ได้เป็น SaaS เสมอไป

Hosted Cloud ERP คือการนำ ERP ไปติดตั้งบนโครงสร้างพื้นฐาน Cloud โดยการดูแลตัวระบบ ฐานข้อมูล การอัปเกรด หรือระบบปฏิบัติการอาจยังแบ่งหน้าที่ระหว่างผู้ให้บริการ ผู้วางระบบ และองค์กร

ความแตกต่างสำคัญจึงไม่ได้อยู่เพียงว่า Server อยู่ที่ไหน แต่ต้องดูว่า ใครเป็นผู้ดูแลระบบในแต่ละส่วน

หัวข้อ	SaaS ERP	Hosted Cloud ERP
ตัวระบบ	ผู้ให้บริการดูแลเป็นหลัก	ขึ้นอยู่กับระบบและข้อตกลงของโครงการ
โครงสร้างพื้นฐาน	ผู้ให้บริการดูแลเป็นหลัก	อยู่บน Cloud แต่ผู้รับผิดชอบอาจแตกต่างกัน
การอัปเดต	มักเป็นไปตามรอบของผู้ให้บริการ	อาจกำหนดรอบได้ยืดหยุ่นกว่าในบางระบบ
การควบคุมระบบ	เป็นไปตามรูปแบบบริการ SaaS	อาจควบคุมสภาพแวดล้อมของระบบได้มากกว่า

อ้างอิง: Microsoft Learn – Shared responsibility in the cloud

Hybrid ERP คืออะไร?

Hybrid ERP หรือระบบ ERP แบบผสม คือการใช้ระบบบน Cloud ร่วมกับระบบที่ยังอยู่ภายในองค์กร โดยไม่จำเป็นต้องย้ายทุกระบบขึ้น Cloud พร้อมกัน

ตัวอย่างเช่น ERP หลักอาจอยู่บน Cloud แต่โรงงานยังคงใช้ระบบควบคุมการผลิต ระบบคลังสินค้า หรือระบบที่เชื่อมต่อกับเครื่องจักรภายใน แล้วรับส่งข้อมูลกับ ERP ผ่าน API หรือระบบกลาง

แนวทางนี้เหมาะกับองค์กรที่มีระบบเดิมซึ่งยังจำเป็นต่อการทำงาน หรือไม่สามารถเปลี่ยนระบบทั้งหมดได้ในครั้งเดียว

Hybrid ERP ต้องระวังเรื่องอะไร?

• ต้องกำหนดว่าระบบใดเป็นแหล่งข้อมูลหลักของข้อมูลแต่ละประเภท
• ข้อมูลลูกค้า ผู้ขาย และสินค้าระหว่างระบบต้องตรงกัน
• ต้องรู้ว่าข้อมูลส่งแบบทันทีหรือเป็นรอบ
• ต้องมีวิธีตรวจสอบเมื่อข้อมูลส่งไม่สำเร็จ
• ต้องป้องกันข้อมูลตกหล่นหรือถูกส่งซ้ำ
• รายการที่เกี่ยวข้องกับบัญชีควรมีการกระทบยอดระหว่างระบบ

ตัวอย่างเช่น หากยอดขายจาก POS ถูกส่งเข้าสู่ ERP เพื่อบันทึกรายได้ ภาษี ลูกหนี้ และสินค้าคงคลัง แต่ข้อมูลบางช่วงส่งไม่สำเร็จโดยไม่มีการตรวจสอบ ยอดใน ERP อาจไม่ครบถ้วนแม้ตัวระบบจะไม่ได้มีปัญหา

Two-Tier ERP คืออะไร?

Two-Tier ERP คือแนวทางที่องค์กรใช้ ERP ต่างระบบในสองระดับ เช่น สำนักงานใหญ่ใช้ ERP ระบบหนึ่งเป็นระบบหลัก ส่วนบริษัทลูกหรือหน่วยธุรกิจใช้อีกระบบที่เหมาะกับขนาดและขั้นตอนการทำงานของตนเอง

SAP อธิบาย Two-Tier ERP ว่าเป็นกลยุทธ์ที่องค์กรใช้ระบบ ERP ต่างกันในสองระดับ โดยระบบระดับแรกทำหน้าที่รองรับองค์กรหลัก ขณะที่ระบบระดับที่สองสามารถรองรับบริษัทลูกหรือหน่วยธุรกิจที่มีความต้องการแตกต่างออกไป

อ้างอิง: SAP – What is Two-Tier ERP?

เรื่องที่ควรกำหนดให้ชัดเมื่อวาง Two-Tier ERP ได้แก่

• ผังบัญชีและรหัสทางการเงิน
• ข้อมูลลูกค้าและผู้ขาย
• รายการระหว่างบริษัทในเครือ
• หลายสกุลเงิน
• การรวมงบการเงิน
• รายงานสำหรับสำนักงานใหญ่
• ภาษีและข้อกำหนดของแต่ละประเทศ

Two-Tier ERP ไม่ได้หมายความว่าระบบทั้งสองต้องเป็น Cloud เพราะ ERP ในแต่ละระดับสามารถเป็น Cloud หรือ On-Premise ได้ตามความเหมาะสม

Cloud ERP กับ SaaS ต่างกันอย่างไร?

Cloud ERP เป็นคำกว้างที่อธิบาย ERP ซึ่งทำงานผ่านโครงสร้างพื้นฐาน Cloud ส่วน SaaS เป็นรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์แบบหนึ่ง

ดังนั้น SaaS ERP ถือเป็น Cloud ERP รูปแบบหนึ่ง แต่ ERP ที่อยู่บน Cloud ไม่ได้จำเป็นต้องเป็น SaaS ทุกระบบ

คำ	อธิบายอะไร
Cloud ERP	ERP ที่ทำงานบนโครงสร้างพื้นฐาน Cloud
SaaS ERP	ERP ที่ผู้ให้บริการดูแลตัวระบบและให้ใช้งานเป็นบริการ
Hybrid ERP	การใช้ Cloud และระบบอื่นร่วมกัน
Two-Tier ERP	การใช้ ERP ต่างระบบในแต่ละระดับขององค์กร

รูปแบบ Cloud ERP ต่างกันอย่างไรในด้านความรับผิดชอบ?

เมื่อองค์กรย้ายระบบขึ้น Cloud หน้าที่บางส่วนจะถูกส่งต่อไปยังผู้ให้บริการ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด และขอบเขตจะแตกต่างกันตามรูปแบบบริการ

ในระบบ SaaS ผู้ให้บริการมักดูแลโครงสร้างพื้นฐาน ระบบปฏิบัติการ และตัวซอฟต์แวร์มากกว่า ขณะที่องค์กรยังรับผิดชอบข้อมูล ผู้ใช้ การกำหนดสิทธิ์ และการตั้งค่าระบบให้เหมาะกับกระบวนการของตน

หากเป็น Hosted Cloud หรือ IaaS องค์กรหรือผู้ให้บริการวางระบบอาจต้องรับผิดชอบระบบปฏิบัติการ ฐานข้อมูล ตัว ERP หรือการอัปเกรดมากขึ้น

อ้างอิง: Microsoft Learn – Shared responsibility in the cloud

ก่อนเลือกรูปแบบ Cloud ERP ควรถามอะไรบ้าง?

• องค์กรต้องการควบคุมระบบเองมากเพียงใด?
• มีระบบโรงงานหรือระบบเดิมที่ยังต้องใช้งานอยู่หรือไม่?
• มีบริษัทลูกหลายแห่งหรือหลายประเทศหรือไม่?
• ระบบใดต้องเชื่อมต่อกับ ERP?
• มีข้อกำหนดเรื่องสถานที่จัดเก็บข้อมูลหรือไม่?
• องค์กรต้องการควบคุมรอบการอัปเกรดเองหรือไม่?
• ทีม IT ภายในพร้อมดูแลระบบในระดับใด?
• หากระบบหยุดทำงาน ธุรกิจยอมรับได้นานแค่ไหน?

คำตอบของคำถามเหล่านี้ช่วยจำกัดทางเลือกได้มากกว่าการเริ่มต้นจากคำว่า Cloud เพียงอย่างเดียว

Humanica ERP รองรับการวางระบบในรูปแบบใด?

Humanica ERP มีทางเลือกด้าน ERP ที่รองรับรูปแบบการใช้งานแตกต่างกัน ตั้งแต่ Cloud ERP แบบ SaaS ไปจนถึงระบบที่รองรับทั้ง Cloud และ On-Premise เพื่อให้องค์กรสามารถพิจารณาร่วมกับความต้องการทางธุรกิจ กระบวนการ และโครงสร้าง IT ที่มีอยู่

สามารถดูภาพรวมโซลูชันเพิ่มเติมได้ที่ Humanica ERP

เลือกรูปแบบ Cloud ERP จากกระบวนการจริงขององค์กร

Cloud เป็นเพียงส่วนหนึ่งของโครงสร้างระบบ สิ่งสำคัญกว่าคือ ERP สามารถรองรับกระบวนการ ข้อมูล ระบบที่ต้องเชื่อมต่อ และการควบคุมขององค์กรได้หรือไม่

ก่อนเลือกระบบจึงควรให้ฝ่ายธุรกิจ การเงิน และ IT ประเมินร่วมกันตั้งแต่ต้น เพื่อกำหนดว่าระบบใดควรอยู่บน Cloud ระบบใดควรคงไว้ และใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละส่วนหลังเริ่มใช้งานจริง

หากกำลังเลือกระหว่าง Cloud และ On-Premise สำหรับโครงการ ERP โดยเฉพาะ อ่านต่อที่ Cloud ERP vs On-Premise เลือกแบบไหนให้เหมาะกับการวางระบบจริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรูปแบบ Cloud ERP

Cloud ERP คือ SaaS เสมอหรือไม่?

ไม่เสมอไป Cloud ERP จำนวนมากให้บริการแบบ SaaS แต่ ERP บางระบบสามารถติดตั้งบนโครงสร้างพื้นฐาน Cloud โดยมีองค์กรหรือผู้ให้บริการวางระบบดูแลบางส่วนได้

Cloud ERP กับ Hosted Cloud ต่างกันอย่างไร?

SaaS Cloud ERP มักให้ผู้ให้บริการดูแลระบบหลักแบบครบวงจรมากกว่า ขณะที่ Hosted Cloud เป็นการนำ ERP ไปทำงานบน Cloud แต่ขอบเขตการดูแลตัวระบบ ฐานข้อมูล และการอัปเกรดอาจยังแบ่งระหว่างหลายฝ่าย

Hybrid ERP เหมาะกับใคร?

เหมาะกับองค์กรที่ต้องการใช้ Cloud แต่ยังมีระบบเดิม ระบบโรงงาน หรือระบบเฉพาะที่จำเป็นต้องอยู่ในสภาพแวดล้อมเดิม และต้องเชื่อมข้อมูลกับ ERP ใหม่

Two-Tier ERP ต้องใช้ Cloud หรือไม่?

ไม่จำเป็น Two-Tier ERP เป็นเรื่องของการใช้ ERP ต่างระบบในแต่ละระดับขององค์กร โดยแต่ละระบบสามารถเป็น Cloud หรือ On-Premise ได้

Cloud ERP ปรับแต่งได้หรือไม่?

ได้ในหลายระบบ ผ่านการตั้งค่า ขั้นตอนการทำงาน ส่วนต่อขยาย และ API แต่ขอบเขตแตกต่างกันตามแต่ละผลิตภัณฑ์ และควรออกแบบโดยคำนึงถึงการอัปเดตระบบในอนาคต

องค์กรจำเป็นต้องย้ายทุกระบบขึ้น Cloud หรือไม่?

ไม่จำเป็น สามารถทยอยย้ายหรือใช้ Hybrid ERP เพื่อคงระบบที่ยังจำเป็นไว้ และเชื่อมข้อมูลเข้ากับ ERP บน Cloud ได้