การประสานงานคือหัวใจสำคัญที่ทำให้องค์กรสามารถเดินหน้าไปยังเป้าหมายได้ ด้วยความร่วมเมื่อและความเข้าใจในกระบวนการทำงานของแต่ละฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบที่แตกต่างกันออกไป แน่นอนว่าการทำงานของทีมต่าง ๆ ล้วนมีแนวทางในการบริหารจัดการภายในกลุ่มเดียวกันเองที่เฉพาะตัวเพื่อตอบสนองต่อรูปแบบงานของตัวเอง ซึ่งถ้าหากการทำงานร่วมกันระหว่างทีมไม่ราบรื่นหรือเกิดเหตุการณ์ Miscommunication เกิดขึ้น ย่อมต้องส่งผลเสียต่อองค์กรอย่างแน่นอน ปัญหาเหล่านี้ล้วนเป็นเหตุการณ์ที่องค์กรส่วนใหญ่ต้องประสบและรับมือมาก่อน ทำให้เกิดการพัฒนาแพลตฟอร์มอย่างระบบ ERP หรือ ERP Software ที่สามารถให้การประสานงานภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและราบรื่น วันนี้ฮิวแมนิก้าจะมาแนะนำให้คุณได้รู้จักกับระบบ ERP ให้มากขึ้น รวมไปถึงประโยชน์ของการติดตั้งระบบ ERP ว่าส่งผลดีอย่างไรต่อองค์กร
ระบบ ERP คืออะไร และมีฟังก์ชันใด?
ระบบ ERP (ERP Software) คือ ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารงานทรัพยากรขององค์กร โดยคำว่า ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ซึ่งซอฟต์แวร์ตัวนี้ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานในองค์กร ให้สามารถทำงานร่วมกันบนฐานข้อมูลเดียวกัน และมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน (Common Processes)
ระบบ ERP มีหน้าที่อะไร
ระบบ ERP หรือ ERP Software ถูกออกแบบมาให้มีหน้าที่ช่วยจัดการข้อมูลและระบบการทำงานในองค์กร ตั้งแต่การรวบรวม จัดเก็บ จัดการ และบูรณาการข้อมูลจากกิจกรรมทางธุรกิจของแผนกต่าง ๆ ทั่วทั้งองค์กร รวมถึงคลังสินค้า การขนส่ง การขาย การบัญชี การเงิน การผลิต การจัดซื้อ และทรัพยากรบุคคล (HR) ทำให้มั่นใจได้ว่ามีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวซึ่งให้การมองเห็นในทุกแผนก
ตัวอย่างการใช้งานระบบ ERP เพื่อแก้ปัญหาด้านประสานงาน
ยกตัวอย่างเคสที่หลายองค์กรมักประสบปัญหาเช่น การประสานงานทางด้านเอกสารของฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายบัญชี และฝ่ายคลังสินค้าที่ต้องจัดเอกสารให้ไปในทิศทางเดียวกัน โดยในแต่ละฝ่าย มีโปรแกรมที่ใช้งาน และรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน ฝ่ายจัดซื้อใช้ระบบของตนเองในการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากกระบวนการเหล่านี้ ส่วนแผนกอื่นๆ เช่น ฝ่ายบัญชีและคลังสินค้า ก็ใช้ระบบของตัวเองทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน เช่น ฝ่ายคลังสินค้าใช้โปรแกรม A ฝ่ายจัดซื้อใช้โปรแกรม B ส่วนฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรม C ทำให้ระบบการทำงาน ระบบงานเอกสารของทั้ง 3 ฝ่าย รวมถึงข้อมูลที่สรุปออกมามีรูปแบบที่แตกต่างกัน ขาดความเชื่อมโยงกัน ก็จะไม่สามารถสรุปข้อมูล หรือมองภาพรวมที่ถูกต้องได้
ปัญหาเหล่านี้อาจเป็นเรื่องง่ายในการตรวจสอบข้อมูล สอบถามเมื่อพบปัญหา หรือปรับเปลี่ยนระบบการทำงานสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก แต่กับองค์กรขนาดกลางและองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก การจัดระเบียบ การค้นหาข้อมูล และการทำงานร่วมกับข้อมูลของหลายฝ่ายจะเป็นไปได้ยาก และซับซ้อนมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ จึงได้มีการพัฒนาระบบที่มีชื่อว่า ERP หรือ ERP System ขึ้นเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดเก็บข้อมูลที่บกพร่อง ทำให้ขาดการเชื่อมโยงของข้อมูลภายใน ทั้งยังช่วยรวบรวมระบบงานของแต่ละแผนกที่แตกต่างกันให้ทำงานเป็นอันหนึ่งอันหนึ่งเดียวกันได้
ระบบ ERP มีอะไรบ้างและทำงานอย่างไร?
ระบบ ERP หรือ ERP Software ในปัจจุบันสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 2 ประเภท ซึ่งทั้งคู่มีทั้งข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกันออกไปดังนี้
1. On-Premise ERP
ระบบ ERP แบบ On-Premise คือ การติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Hardware หรือ เครื่องเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร แล้วแชร์ข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์นั้นๆ รูปแบบนี้เป็นรูปแบบที่มีความปลอดภัยค่อนข้างสูง แต่มีข้อเสียตรงที่สามารถใช้ได้ภายในองค์กรเท่านั้น หากต้องการเชื่อมต่อจากภายนอกองค์กรจะค่อนข้างยุ่งยาก และต้องการเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้เฉพาะด้านคอยดูแล
2. On-Cloud ERP
ระบบ ERP แบบ On Cloud คือ การติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Cloud Server ซึ่งจะต้องเช่าพื้นที่วางระบบและฐานข้อมูลจากผู้ให้บริการ Cloud ค่าเช่าจะคิดเป็นรายเดือนหรือรายปีขึ้นอยู่กับข้อตกลงในสัญญา ซึ่งมีข้อดีตรงที่สะดวก สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต หรือแอปพลิเคชันบนมือถือ
โปรแกรม ERP มีอะไรบ้างที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน
ระบบ ERP หรือ ERP Software เป็นโซลูชันที่ได้รับความนิยมจากธุรกิจและองค์กรทุกระดับทั่วโลก จึงทำให้มีผู้ให้บริการหลายรายที่มีการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ERP Software ขึ้นมา เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป โดยมีโปรแกรม ERP ที่ได้รับความนิยมและฮิวแมนิก้าให้บริการดังนี้
1. SAP Business One
SAP Business One คือ ERP Software ที่ใช้งานได้ทั้งรูปแบบ On-Premise และ On-Cloud ที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในตลาดโลก โดยมีฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครันไม่ว่าจะเป็น ฟังก์ชันสำหรับการจัดซื้อและการดำเนินงาน, การจัดการและการบริหาร, การบัญชีและการเงิน, ระบบ CRM สำหรับการขาย, ระบบ MRP, ระบบบันทึกรายการสินค้า และระบบจัดการทรัพยากร เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง
2. Oracle NetSuite
Oracle NetSuite คือ ERP Software ประเภท On-Cloud ที่ได้รับความนิยมจากธุรกิจหลากหลายประเภทเช่นกัน สามารถเป็นสื่อกลางระหว่างองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงจัดการภาระงานต่าง ๆ ได้อย่างครบครันไม่ว่าจะเป็น ฟังก์ชันระบบบัญชี, ระบบจัดการซื้อ-ขาย, ระบบคลังสินค้า และระบบจัดการภาษี สามารถปรับแตงฟังก์ชันได้ตามความต้องการและเหมาะกับ Culture ขององค์กรได้เป็นอย่างดี
3. SunFish ERP
SunFish คือระบบ ERP อีกรายที่ได้รับความนิยมในกลุ่มภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก เป็น ERP Software ประเภท On-Cloud ที่มีฟังก์ชันการใช้งานครบถ้วนไม่แพ้ใคร เช่น ระบบบริหารงานบุคคล, ระบบจัดจำหน่าย, ระบบการผลิต และอื่น ๆ อีกมากมายที่ตอบโจทย์ได้ทุกธุรกิจ
ประโยชน์ของระบบ ERP คืออะไร
1. การปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ระบบ ERP จะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นออกไป การกรอกข้อมูลบนระบบ ERP เพียงหนึ่งครั้ง ระบบจะทำการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูล ให้แผนกอื่นๆ นำไปใช้งานต่อได้ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่
เช่น เมื่อฝ่ายจัดซื้อกรอกข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้ามา ฝ่ายบัญชีและการเงินจะสามารถมองเห็นข้อมูลการสั่งซื้อนั้นๆได้พร้อมกัน รวมถึงสามารถตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องพร้อมออกเอกสารทางบัญชีได้ โดยไม่ต้องกรอกเอกสารหรือตัวเลขใหม่เพิ่มเติม ซึ่งช่วยให้พนักงานไม่ต้องทำเอกสารซ้ำซ้อน มีเวลาจัดการงานในส่วนอื่นๆมากขึ้น
2. ทำงานได้จากทุกที่แม้จะอยู่ห่างไกล
หมดยุคที่พนักงานต้องรวบรวมและสับเปลี่ยนกระดาษและเอกสารกองโต ในปัจจุบันระบบ ERP แบบ On Cloud ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา โดยใช้งานได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ หรือ แอปพลิเคชันบนมือถือ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็สามารถทำงานหรือดูข้อมูลได้จากทุกที่ สามารถบริหารจัดการข้อมูลต่างๆ ได้แบบ Real-Time ช่วยให้การทำงานของพนักงานมีความยืดหยุ่น รวดเร็ว แม้จะอยู่ในช่วง Work From Home ก็ตาม
3. มีความปลอดภัยสูง
ไม่ว่าจะเป็นแบบ On-Premise หรือ แบบ On Cloud ต่างก็มีความปลอดภัยในการเก็บและปกป้องข้อมูลสูงทั้งคู่ โดย On-Premise ERP จะมีการเก็บข้อมูลไว้บนฐานข้อมูลภายในองค์กร จึงง่ายต่อการจัดการดูแล ในขณะที่ On-Cloud ERP จะมีการเก็บสำรองข้อมูลไว้บน ฐานข้อมูล (Server) หลากหลายแห่งทั่วโลก ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะไม่สูญหายอย่างแน่นอน นอกจากนี้ จะมีระบบรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่แน่นหนา คอยป้องกันการโจมตีของแฮกเกอร์หรือไวรัสต่างๆ เพื่อรักษาข้อมูลของลูกค้าให้ปลอดภัย
4. เข้าถึงและใช้งานข้อมูลได้ง่าย
ระบบ ERP คือระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ทุกคนในองค์กรใช้งานร่วมกัน ข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้บนระบบ ERP จะถูกจัดเรียงและเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง และดึงข้อมูลไปใช้งาน ไม่ว่าคุณจะทำงานในแผนกใดก็ตาม
สรุปเกี่ยวกับความหมายของระบบ ERP
ระบบ ERP คือระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในขององค์กร ไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ทำให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น และนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ได้อย่างง่ายดาย ทั้งยังช่วยลดภาระขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน การทำงานมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น
ทำให้ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถสื่อสารกันผ่านข้อมูลได้ง่ายและองค์กรยังสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลที่รวบรวมไว้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทำให้ผู้บริหาร หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถมองเห็นภาพรวมการทำงาน และการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างชัดเจน สามารถวิเคราะห์และคาดการณ์แนวโน้มเพื่อวางแผนธุรกิจในอนาคตได้แม่นยำ และพัฒนาองค์กรให้เติบโตได้อย่างมั่นคง