คนที่ทำธุรกิจที่ต้องมีการซื้อขายกับคู่ค้า หรือแม้แต่คนที่ทำงานฟรีแลนซ์เองก็คงจะเคยเห็น ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ผ่านหูผ่านตากันมาบ้างแล้ว เพราะทั้งสองเป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการควรมีให้ลูกค้าหรือคู่ค้า เพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระค่าสินค้า หรือค่าบริการนั้น ๆ ซึ่งหากขาดเอกสารนี้ไป อาจทำให้ลูกค้าทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก แล้วใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร? ใบวางบิลคืออะไร? ใบแจ้งหนี้คืออะไร? สามารถใช้งานแทนกันได้ไหม? ต้องออกเอกสารตอนไหน? เรามาไขข้อสงสัยพร้อมกันในบทความนี้
รู้จักกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้
ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารสำคัญทางการเงินที่บริษัท ผู้ประกอบการ ร้านค้าทำออกมาเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ยอดชำระสินค้าทั้งหมด, วันที่ต้องจ่ายตามระยะเวลากำหนด รวมถึงข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ซึ่งรายละเอียดในเอกสารทั้ง 2 แบบนี้จะมีความต่างกัน จึงไม่สามารถใช้แทนกันได้
ใบวางบิลคืออะไร?
ใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการหรือบริษัทออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่ายตามระยะเวลากำหนดที่ได้ตกลงกับลูกค้า ซึ่งรายละเอียดในเอกสารดังกล่าวจะเป็นการเรียกเก็บยอดที่ลูกค้าต้องชำระทั้งหมด ทั้งยอดชำระรายการใหม่และยอดค้างชำระรวมทั้งอาจนัดวันรับเช็คหรือช่องทางการจ่ายเงินด้วยพร้อมกัน
ใบแจ้งหนี้คืออะไร?
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้าทันทีหลังจากมีการซื้อ-ขายเสร็จสิ้นเรียบร้อย ซึ่งรายละเอียดในเอกสารดังกล่าวจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการ มูลค่าของสินค้านั้น ๆ รวมถึงข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ และลูกค้าจะต้องชำระภายในวัน เวลาใด เพื่อให้ผู้ขายและผู้ซื้อเข้าใจตรงกัน
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร?
ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร? ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่มีความต่างกันอย่างชัดเจนมาก เพราะออกกันคนละวาระ และรายละเอียดในเอกสารก็ไม่เหมือนกัน รวมถึงแต่ละบริษัทจะมีหน้าตาที่ต่างกันไปตามแบบฟอร์มของบริษัทนั้น ๆ ด้วย
- ใบวางบิล : จะออกเมื่อผู้ประกอบการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่ได้ตกลงกับลูกค้า โดยมีรายละเอียด เช่น ยอดค่าชำระคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่ายว่ามีรายการสินค้าอะไรบ้าง
- ใบแจ้งหนี้ : จะออกให้ลูกค้าหลังจากให้บริการสำเร็จเรียบร้อยแล้ว โดยมีรายละเอียดสินค้าและบริการ มูลค่าของสินค้านั้น ๆ ว่าเป็นจำนวนเท่าไหร่ และลูกค้าจะต้องชำระ ณ วัน เวลาไหน
ได้ทราบกันไปแล้วว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะมีความแตกต่างกัน แต่รายละเอียดในเอกสารทั้ง 2 แบบนี้จะต้องมีข้อมูลสำคัญที่เหมือนกันอยู่ 2 ส่วน คือ ข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ โดยจะต้องมีรายละเอียดดังนี้
ข้อมูลสำหรับผู้ประกอบการ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
1. ชื่อและที่อยู่บริษัท หรือร้านค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานสาขา
3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
4. เลขที่ใบวางบิล
5. ลายเซ็นผู้วางบิล พร้อมระบุวันที่ออกเอกสาร
ข้อมูลสำหรับลูกค้า ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
1. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมที่ต้องชำระ
4. วันครบกำหนดชำระเงิน
5. ลายเซ็นผู้รับวางบิลและวันที่ได้รับเอกสาร
สรุปบทความ
ตอนนี้คงจะทราบกันไปแล้วว่าใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร? สำหรับคนที่ต้องทำการซื้อขายกับลูกค้าแล้ว ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทางการเงินถือเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจของเราสามารถทำการขายสินค้าหรือบริการ และเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้
หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยที่จะจัดการปัญหาเอกสารที่ยุ่งยาก ที่ Humanica พร้อมมอบโซลูชันที่ตอบโจทย์ธุรกิจคุณได้ด้วยระบบ ERP ชั้นนำ ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับพวกเราได้ผ่านทางเว็บไซต์โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
