วิธีการเก็บเงินลูกค้าให้ตรงเวลาตามที่ต้องการ

ในการทำธุรกิจปัญหาบางอย่างก็ไม่สามารถเลี่ยงได้ โดยเฉพาะปัญหาที่เกิดจากลูกค้าที่มีการชำระเงินล่าช้า จ่ายไม่ตรงเวลา ยิ่งถ้าองค์กรของคุณยังเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ก็อาจทำให้คุณหมุนเงินไม่ทันได้ ใครที่เป็นเจ้าของธุรกิจ แล้วกำลังเจอปัญหาลูกค้าจ่ายเงินไม่ตรงตามนัด ในบทความนี้เรามีวิธีการเก็บเงินลูกค้าให้ตรงเวลามาฝากกัน เพื่อให้เราไม่ต้องเจอความผิดพลาดง่าย ๆ อีก

6 วิธีการเก็บเงินลูกค้าสามารถประยุกต์ใช้ได้

6 วิธีการเก็บเงินลูกค้าที่สามารถประยุกต์ใช้ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ประนีประนอม ทำให้คุณไม่เสียลูกค้าไป คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ดังนี้

1. เช็กรอบวางบิลจากฝ่ายบัญชี

วิธีการเก็บเงินจากลูกค้าให้ได้ผล สิ่งแรกที่ควรทำ คือ เช็กรอบวางบิลจากฝ่ายบัญชีของลูกค้าเกี่ยวกับรายละเอียดรอบวางบิลเสียก่อน เช่น บริษัทของลูกค้าวางบิลวันที่เท่าไหร่ของเดือน? ปกติมีการรับเช็กหรือจ่ายเงินวันที่เท่าไหร่ของเดือน เพราะแต่ละบริษัทจะมีรอบวางบิล หรือรอบการชำระเงินที่แตกต่างกันไป 

2. สร้างเอกสารแจ้งหนี้ให้ถูกต้องและครบถ้วน

การสร้างเอกสารแจ้งหนี้ให้ถูกต้องและครบถ้วน จะช่วยให้ลูกค้าเตรียมความพร้อมในการชำระเงินง่ายขึ้น เช่น การออกใบวางบิล เพื่อให้ลูกค้าทราบถึงยอดค่าชำระคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่ายว่ามีรายการสินค้าอะไรบ้าง รวมทั้งอาจนัดวันรับเช็กหรือช่องทางการจ่ายเงินด้วยพร้อมกัน

3. แจ้งวันชำระเงินล่วงหน้ากับทางลูกค้า

วิธีการเก็บเงินจากลูกค้าให้ตรงตามวันที่กำหนด บริษัทควรแจ้งวันชำระเงินล่วงหน้ากับทางลูกค้าอย่างละเอียด ว่าลูกค้าจะต้องชำระภายในวัน เวลาใด ซึ่งจะต้องออกเอกสารให้กับลูกค้าทันทีหลังจากมีการซื้อ-ขายเสร็จสิ้นเรียบร้อย เพื่อให้ผู้ขายและผู้ซื้อเข้าใจตรงกัน 

4. มีทางเลือกการชำระเงินให้ลูกค้า

การเพิ่มช่องทางการชำระเงินเป็นวิธีการเก็บเงินที่สะดวกทั้งลูกค้าและองค์กร เช่น มีการชำระผ่านบัญชีธนาคาร หรือจ่ายผ่านบัตรเครดิต ซึ่งหากเรามีทางเลือกให้ลูกค้าเยอะขึ้น ก็จะเป็นการเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะสามารถโอนเงินให้เราได้ทันในวันเวลาที่ได้ตกลงกันไว้

5. ตรวจสอบยอดชำระเงินและเตรียมใบกำกับภาษีให้พร้อม

ทางบริษัทควรกำหนดและเตรียมออกเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินไว้ให้พร้อม และควรตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารให้ถูกต้อง เช่น ตราประทับ ลายเซ็น รวมถึงยอดชำระเงินเพื่อให้ลูกค้าทราบ นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาทั้งสองฝ่ายแล้ว ยังเป็นวิธีการเก็บเงินจากลูกค้าที่รวดเร็วอีกด้วย

6. จัดลิสต์สำหรับลูกค้าที่จ่ายเงินช้าบ่อย ๆ 

ลูกค้ารายไหนที่จ่ายเงินช้าบ่อย ๆ เราควรทำลิสต์แยกรายชื่อไว้ โดยจัดให้อยู่ในกลุ่มหลัง ๆ และต้องให้ฝ่ายขายหรือฝ่ายบัญชีติดตามเป็นกรณีพิเศษ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

สรุปบทความ

วิธีการเก็บเงินลูกค้าที่จ่ายเงินล่าช้า ไม่ว่าจะเป็นเงินหลักพัน หรือหลักหมื่นอาจจะไม่ค่อยคุ้มและเสียเวลาในการดำเนินการทางกฎหมาย ดังนั้นการเลือกใช้วิธีที่ประนอมด้วย 6 วิธีการเก็บเงินลูกค้าที่เราได้นำมาฝากนั้น เชื่อว่าจะสามารถจัดการปัญหานี้ลงได้โดยที่เราและลูกค้ายังมีความสัมพันธ์ทางคู่ค้าที่ดีต่อกันแต่ถ้าปัญหานี้เกิดขึ้นในระยะยาว เราสามารถป้องกันตัวเองได้ด้วยการใช้ระบบ ERP เข้ามาช่วยจัดเก็บข้อมูลบัญชีและการเงินและรายงานอย่างเป็นระบบ ลดการทำงานและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ขจัดข้อผิดพลาดในกระบวนการเตรียมข้อมูลทั้งหมดเพื่อการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ